Kolme käytännön vinkkiä sujuviin kokouksiin
Jäsenkyselyistä tiedämme, että taloyhtiön hallitus kokoontuu keskimäärin 4–6 kertaa vuodessa. Yhtiökokous pidetään lakisääteisesti vähintään kerran, joskus 2–3 kertaa vuodessa, mikäli kohdalle sattuu jokin korjaushanke tai muu erityistilanne. Oman jäsenkuntamme osalta tämä tarkoittaa noin 50.000 eri kokousta vuosittain. Harva pitää asunto-osakeyhtiön kokouksia kovin houkuttelevina, vaikka asiat ovat yleensä tärkeitä ja omat rahat ovat pelissä. Haastan isännöitsijät ja hallitukset miettimään miksi kokoustaminen niin usein tökkii ja sen jälkeen tarttumaan asiaan.
Esitän alla vapaasti käyttöön 3 mielestäni kokouksen sujuvuutta parantavaa käytännönläheistä vinkkiä.
1. Järjestä ennakkoinfo tai keskustelutilaisuus
Olipa kyseessä perinteinen tai etäosallistuttava yhtiökokous, niin kumpaankin pätee yksi erinomaisen hyvä vinkki. Jos jokin asia on sellainen, josta tiedetään syntyvän paljon keskustelua, kannattaa järjestää erillinen info- ja keskustelutilaisuus ennen yhtiökokousta. Sopiva ajankohta on niin reilusti ennen varsinaista kokousta, että esille tuleviin kysymyksin ehditään hankkia vastaukset kokoukseen mennessä. Tällöin innokkaimmat ja tiedonhaluisimmat voivat keskustelussa valmistella mahdollisesti hankalat päätösasiat kunnolla ja itse päätöskokous sujuu yleensä paljon paremmin.
Myös laajemmissa hallituksen listalla olevissa asioissa on hyödyksi, jos asiaa valmistellaan hyvin jo ennen päätöskokousta. Valmistelussa on luontevaa käyttää tarvittaessa myös ulkopuolisia asiantuntijoita, tekniikan, juridiikan tai vaikka rahoituksen kysymyksissä.
2. Hyödynnä etäosallistumista ja ennakkokantojen ilmoittamista
Kaikki kokoukset ovat koronan vuoksi siirtyneet vauhdilla verkkoon, mutta osa arastelee edelleen etäkokouksia. Mielestäni ihan turhaan. Hallitus voi aina halutessaan kokoontua pelkästään etäyhteyksin. Yhtiökokouksella on edelleen oltava myös fyysinen kokouspaikka, mutta paikalla ei välttämättä tarvitse olla kuin puheenjohtaja ja sihteeri, joka on useimmiten isännöitsijä.
Osallistujamäärästä riippuu, kuinka hyvin keskustelutilaisuus onnistuu etäkokouksena, mutta kannattaa kokeilla joko kokonaan etänä tai tarvittaessa hybridinä. Laitteita ja ohjelmia alkaa nykyisin olla jo kaikkien saatavilla varsinkin epävirallisiin kokoontumisiin, joissa ei ole pakko noudattaa asunto-osakeyhtiölain muotomääräyksiä.
3. Puheenjohtaja – laadi esityslista ajatuksella ja johda kokousta
Kokouksen kutsu määrää käsiteltävät asiat ja kokouksen alussa hyväksyttävä esityslista niiden käsittelyjärjestyksen. Useimmiten noudatetaan jo kutsuun kirjattua asioiden käsittelyjärjestystä. Hyvä nyrkkisääntö on, että puhtaat keskusteluasiat ovat aina viimeisenä ja niihin liittyvää keskustelua ei pidä sallia muiden asioiden kohdalla. Puheenjohtajan on syytä huolehtia käsittelyjärjestyksessä pysymisestä, jotta kokous pysy ryhdissään. Osa osallistujista ei yleensä halua osallistua yleiseen keskusteluun tai tulevaisuuden visiointiin, vaan on mukana tekemässä asialistan mukaiset päätökset. Hyvin valmistellut ja kokouksessa vielä suullisesti perustellut esitykset tekevät sujuvan kokouksen. Yhtiökokouksessa hallituksella tulee olla asioihin päätösesitys, jonka käytännössä usein esittää isännöitsijä. Hallituksen kokouksissa sama esittelyvastuu on tyypillisesti isännöitsijällä, ellei erikseen ole sovittu jonkin asian valmisteluvastuun siirrosta jollekin hallituksen jäsenelle tai puheenjohtajalle.
Kirjoittaja Mika Heikkilä on Kiinteistöliitto Uusimaan toiminnanjohtaja.
