Toiminnantarkastaja – hallituksen piina vai tuki?

Toiminnantarkastuksesta ja toiminnantarkastajan valinnasta säädettiin ensimmäisen kerran 1.7.2010 voimaan tulleessa asunto-osakeyhtiölaissa. Aikaisemmin taloyhtiöissä valittiin vain tilintarkastajia, mutta lainmuutoksessa tilintarkastaja    -käsite varattiin vain ns. ammattilaisille (HT-, KHT- tai JHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö). Niin sanotut maallikot olivat jatkossa toiminnantarkastajia.

Toiminnantarkastaja valitaan usein yhtiön asukkaista kun taas tilintarkastaja on pääsääntöisesti yhtiön ulkopuolinen taho. Koska toiminnantarkastaja asuu taloyhtiössä, on tällä mahdollisuus arvioida yhtiön hallinnon toimien lainmukaisuutta sekä reagoida havaitsemiinsa epäkohtiin nopeastikin. Tämän ei kuitenkaan tulisi johtaa yhtiön johdon toimien jatkuvaan tarkkailuun ja valvomiseen.  Aika ajoin lakineuvontaamme tuleekin kysymyksiä ehkä liiankin aktiivisten toiminnantarkastajien toiminnasta. Parhaimmillaan toiminnantarkastaja on hallituksen tuki tiukoissa yhtiön hallinnon kysymyksissä, mutta pahimmillaan piina, joka voi vaikeuttaa hallituksen työskentelyä kohtuuttomasti.

Toiminnantarkastajan valinnasta

Yhtiössä on oltava yhtiökokouksen valitsema toiminnantarkastaja, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja yhtiöjärjestyksessä ei määrätä toisin. Velvollisuudesta joko tilin- tai toiminnantarkastajan valintaan määrätäänkin lähtökohtaisesti taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä. Jos yhtiössä on alle 30 osakehuoneistoa, voi se yhtiöjärjestyksessä määrätä tilintarkastajan sijaan toiminnantarkastajan valinnasta. Toiminnantarkastaja voidaan aina valita myös tilintarkastajan lisäksi. Jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa, laissa säädetty osakasvähemmistö voi myös vaatia toiminnantarkastajan valintaa.  Vaatimus tulee tehdä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa on kokouskutsun mukaan käsiteltävä. Hyvin pienissä yhtiöissä on saatettu luopua kokonaan sekä tilintarkastajan että toiminnantarkastajan valinnasta määräämällä tästä yhtiöjärjestyksessä.

Toiminnantarkastajan  läsnäolo hallituksen kokouksessa

Asunto-osakeyhtiölain mukaan: ”Toiminnantarkastajalla on oikeus olla läsnä ja käyttää puhevaltaa sellaisessa hallituksen kokouksessa ja yhtiökokouksessa, jossa käsitellään hänen tehtäviinsä liittyviä asioita. Toiminnantarkastajan on oltava kokouksessa läsnä, jos käsiteltävät asiat ovat sellaisia, että hänen läsnäolonsa on tarpeen.”(9:12.2)

Lain säännöksestä voi saada kuvan, että toiminnantarkastajalla on hyvin laaja oikeus oma-aloitteisesti osallistua hallituksen kokouksiin. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole, että toiminnantarkastajan läsnäolo hallituksen kokouksissa olisi automaatio ja että esimerkiksi kokouskutsut tulisi aina toimittaa myös toiminnantarkastajalle. Toiminnantarkastajan ei tule pyrkiä ohjaamaan hallintoa sen tehtävissä, ellei hallitus erityisesti pyydä toiminnantarkastajan mielipidettä tietyn toimenpiteen lainmukaisuudesta. Säännöksen mukaan läsnäolo-oikeuden tulee liittyä toiminnantarkastajan tehtäviin kuten esimerkiksi toiminnantarkastuskertomuksessa hallitukselle annettujen huomautusten käsittelyyn.

Toiminnantarkastustehtävän suorittamisesta

Toiminnan tarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Toiminnantarkastaja antaa tarkastustehtävän suorittamisesta toiminnantarkastuskertomuksen. Asunto-osakeyhtiölain mukaan ”Yhtiön hallituksen ja isännöitsijän on varattava toiminnantarkastajalle tilaisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin tämä katsoo sen tarpeelliseksi sekä annettava sellaista selvitystä ja apua, jota toiminnantarkastaja pyytää.” (9:12.1) Käytännössä toiminnantarkastajalle on annettava pääsy kaikkeen yhtiön asiakirja-aineistoon mukaan lukien esimerkiksi hallituksen kokouksen pöytäkirjat.

Laki ei ota tarkemmin kantaa toiminnantarkastustehtävän suorittamisen ajankohtaan. Lain esitöiden mukaan tarkoitus kuitenkin on, että toiminnantarkastus on lähtökohtaisesti vuositarkastusta, jollei yhtiökokous päätä tai ei muuten ole erityistä syytä tilikauden aikaisiin tarkastustoimenpiteisiin.

Mia Pujals
lakiasiainjohtaja, varatuomari
Kiinteistöliitto Uusimaa