Osakkaan tiedonsaantioikeudesta
Neuvontatyössä törmään toisinaan osakkaan kysymykseen siitä, että hän haluaisi jonkin tietyn taikka jopa kaikki käynnissä olevan urakan asiakirjat itselleen, mutta hallitus on kieltäytynyt niitä antamasta. Pyyntöä perustellaan sillä, että osakkailla tulee olla mahdollisuus vahtia omaisuutensa hoitoa.
Tällaista tavoitetta ja sen perustelua voidaan pitää äärimmäisen hyvänä. Etenkin, kun monesti ongelma on päinvastainen, eikä osakkaita saada motivoitumaan yhtiön asioiden hoidosta isojenkaan urakoiden kohdalla.
Laki ei kuitenkaan sisällä säännöstä, joka oikeuttaisi osakkaan saamaan tiettyjä urakka-asiakirjoja itselleen. Sen sijaan osakkaan tiedonsaantioikeus on turvattu asunto-osakeyhtiölain 6. luvun 25§:ssä, jossa säädetään osakkaan kyselyoikeudesta. Sen mukaisesti osakkaalla on oikeus kysyä ja saada suullisesti tietoa ja vastauksia seikoista, jotka vaikuttavat yhtiökokouksessa käsiteltävänä olevien asioiden arviointiin. Kaikkiin kysymyksiin on vastattava ja tietoja annettava, ellei niiden antamisesta koidu yhtiölle olennaista haittaa.
Eli vaikka osakas miten haluaisi, ei hallituksella ole velvollisuutta luovuttaa tiettyjä urakka-asiakirjoja hänelle, vaan osakkaan tiedonsaantioikeus on rajoitettu kyselyoikeuteen yhtiökokouksessa. Toisaalta vaikka velvollisuutta asiakirjojen luovuttamiseen ei ole, kannattaa hallituksen aina harkita, olisiko asiakirjojen antaminen osakkaiden käyttöön kuitenkin hyödyksi. Avoimuus toiminnan lähtökohtana, kun on kaiken perusta.
Huomioitava on kuitenkin asiakirjojen luovuttamisesta mahdollisesti syntyvä lisätyö. Asiakirjoissa voi olla henkilötietoja, joita ei voi luovuttaa kaikkien käyttöön ja resursseja kuluu siihenkin, mikäli luovutettavat asiakirjat synnyttävät perehtymättömissä osakkaissa hämmennystä ja väärinkäsityksiä, jotka täytyy oikoa.
Neuvoksi usein sanonkin kysyjille, että tehokkain tapa saada kaikkia haluamansa asiakirjat käyttöönsä ja vaikuttaa urakan kulkuun saa hakemalla ja pääsemällä hallituksen jäseneksi.
Niklas Nygren
lakimies
Kiinteistöliitto Uusimaa
