Kadonneen asunto-osakeyhtiön osakekirjan jäljillä

Mitä tehdä, jos osakekirja katoaa? Pitääkö paperinen osakekirja vielä antaa, vaikka osakekirja voidaan pian korvata sähköisellä merkinnällä Maanmittauslaitoksen rekisteriin? Tämä kysymys on viime aikoina pohdituttanut neuvonnassamme.

Joskus käy niin, että osakekirja katoaa. Katoaminen huomataan usein esimerkiksi siinä yhteydessä, kun kuolinpesän osakkaat ryhtyvät myymään perimäänsä huoneistoa, mutta perittävä onkin piilottanut osakekirjan turhan varmaan talteen.

Ennen kuin uusi osakekirja voidaan antaa kadonneen tilalle, tulee kadonnut osakekirja kuolettaa. Osakekirjan kuolettamista haetaan käräjäoikeudelta ja hakemuksen tekee huoneiston osakas. Kun kuolettamispäätös käräjäoikeudelta on saatu, voi osakas hakea yhtiöltä uutta osakekirjaa. Uudessa osakekirjassa on mainittava se, että se on annettu kuoletetun osakekirja sijaan. Lisäksi siihen tulee päätösvaltaisen hallituksen allekirjoitus ja päivämäärä. Kadonneen osakekirjan uusimisen kustannuksista vastaa osakas.

Paperisten osakekirjojen painattamisesta ja säilyttämisestä on tähän asti aiheutunut kustannuksia. Nämä tulevat jatkossa olemaan vähenevä ongelma, sillä paperiset osakekirjat ovat pian historiaa. 2019 vuoden alusta tuli voimaan laki huoneistotietojärjestelmästä, jonka myötä uudet asunto-osakeyhtiöt perustetaan sähköisesti. Uusille yhtiöille ei enää painateta paperisia osakekirjoja, vaan ne korvataan sähköisillä omistajamerkinnöillä Maanmittauslaitoksen ylläpitämään rekisteriin. Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee puolestaan siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle viimeistään 31.12.2023. Vasta kun osakeluettelon ylläpito on siirretty, voivat osakkaat luopua paperisista osakekirjoista.

Pitääkö uusi paperinen osakekirja siis edelleen antaa kadonneen tilalle? Niin kauan kuin osakeluettelon ylläpitoa ei ole siirretty Maanmittauslaitokselle, menetellään kadonneiden osakekirjojen kanssa samalla tavalla kuin tähänkin asti. Senkin jälkeen, kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle, on kadonnut paperinen osakekirja aina ensin kuoletettava. Osakkaan on siis haettava kuolettamispäätöstä käräjäoikeudelta kuten tähänkin asti, mutta paperisen osakekirjan sijaan osakkaan omistusoikeus kirjataan osakkaan hakemuksesta Maanmittauslaitoksen rekisteriin. Osakeluettelon ylläpidon siirron jälkeen uutta paperista osakekirjaa ei siis enää anneta kadonneen tilalle.

Aikaa osakeluettelon ylläpidon siirtoon on 31.12.2023 asti.

 Kirjoittaja  on Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies Heidi Nordström.

Lisätietoja huoneistotietojärjestelmästä löydät täältä >>