Kallelse till bolagsstämman per e-post
Kostnaderna för boendet har stigit snabbt under de senaste tiderna. Kostnadsökningarna har lett till att de flesta husbolag har varit tvungna att höja vederlagen och mången styrelse har säkert försökt hitta på olika sätt för husbolaget att spara. Varje aktionär i husbolaget kan hjälpa till med att spara på ett enkelt sätt, som dessutom oftast gynnar både aktionär och husbolag.
Enligt lagen ska en skriftlig kallelse till husbolagets bolagsstämma sändas till varje aktieägare vars postadress är känd för bolaget eller som har meddelat en e-postadress eller någon annan datakommunikationsförbindelse för sändande av kallelsen. Detta betyder att om man som aktionär meddelar sin e-postadress åt husbolaget och begär att kallelsen till bolagsstämman ska skickas per e-post, ska husbolaget skicka kallelsen till aktionären endast per e-post. Detta medför mindre postutgifter för husbolaget och gynnar oftast även aktionären, som får kallelsen i praktiken genast. Det är inte alls ovanligt att kallelserna som skickats per post når fram till aktionärerna bara några dagar före bolagsstämman, även om kallelserna skickats två veckor före bolagsstämman så som lagen kräver.
Alla aktionärer använder dock inte e-post och man han har givetvis som aktionär rätt att få kallelsen till bolagsstämman per post om man så vill. Jag vågar dock påstå att största delen av aktionärerna i husbolag använder nuförtiden e-post och har som vana att läsa sin e-post regelbundet. Alla som är vana användare av e-post borde enligt min åsikt meddela sin e-postadress åt husbolaget för mottagande av bolagsstämmokallelsen. Om man gör så får man alltid kallelsen till sin e-post omedelbart, vilket givetvis gör det lättare att förbereda sig inför bolagsstämman. Tyvärr är det i praktiken ganska få aktionärer som meddelat husbolaget att kallelsen till bolagsstämman ska skickas per e-post.
Det är trevligare att läsa en utprintad version av kallelsen till bolagsstämman, kan mången tycka, och det håller jag med om. Jag anser ändå att det är bättre att motta kallelsen per e-post, även om man då själv är tvungen att printa kallelsen om man vill ha en utskriven version. Det brukar dock sällan ställa till med större problem att få kallelsen utskriven, även om man själv inte äger en printer. Det är t.ex. oftast möjligt att printa vid närmaste bibliotek. Jag vågar således påstå att aktionärerna som använder e-post får större nytta än möda av att kallelsen skickas per e-post, även om det kan vara en aning mödosamt att nu och då printa kallelsen och dess bilagor.
I husbolagen som redan överfört upprätthållandet av aktieboken i Lantmäteriverket, dvs. i de husbolag som är med i det elektroniska bolagsdatasystemet, ska aktionärerna meddela sin adress och e-postadress rakt till Lantmäteriverkets bostadsdatasystem. Om man som aktionär inte tidigare har meddelat sin e-postadress för mottagande av bolagsstämmokallelse åt husbolaget eller Lantmäteriverkets bostadsdatasystem, lönar sig det att meddela e-postadressen snarast möjligt, antigen till husbolaget, eller om husbolaget redan är med i bostadsdatasystemet, rakt till bostadsdatasystemet.
Om aktionären meddelat sin e-postadress för mottagande av bolagsstämmokallelse till husbolaget eller till lantmäteriverkets bolagsdatasystem, ska husbolaget skicka kallelsen till bolagsstämman per e-post. Då sparar husbolaget pengar, aktionären får kallelsen i realtid och samtidigt sparar man på papper och resurser, vilket är även bra för naturen. Om man är van användare av e-post, rekommenderar jag alltså varmt att motta kallelsen till husbolagets bolagsstämma per e-post.
Skribenten är vicehäradshövding Niklas Lindberg, jurist vid Kiinteistöliitto Uusimaa.
