Kommunikation är grunden för bostadsbolagets verksamhet

Kommunikation är ett viktigt verktyg i bostadsbolagets vardag. Genom den kan man sammanföra boende, styrelsen, disponenten och eventuella externa intressenter. Bostadsaktiebolagslagen innehåller inga direkta bestämmelser om kommunikation i bostadsbolaget, förutom kallelser till möten och beslut som fattas vid dessa.

Fungerande kommunikation handlar inte bara om att informera – det skapar också gemenskap och förebygger konflikter. I den här bloggen vill jag berätta varför kommunikationens betydelse inte bör underskattas och hur den kan utvecklas i bostadsbolag.

Tydlig kommunikation är genomskinlig

De boende har rätt att veta vad som händer i deras bostadshus. Genom kommunikation kan bostadsbolagets styrelse och disponent säkerställa att varje aktieägare och boende hålls uppdaterade om exempelvis bolagets ekonomi, renoveringsprojekt och gemensamma regler.

Tydlig information minskar oklarheter och missförstånd. När bostadsbolagets beslut och motiveringarna bakom dem presenteras öppet uppstår färre frågor och frustration. Genomskinlighet ökar förtroendet mellan styrelsen och de boende.

Kommunikation förebygger konflikter

Många konflikter i bostadsbolag beror på bristande information. Renoveringsprojekt eller regler för användning av gemensamma utrymmen kan till exempel ge upphov till frågor eller till och med motstånd om de inte kommuniceras tydligt och i tid.

Bra kommunikation är nyckeln till att förebygga konflikter. Om bostadsbolaget har tydliga kommunikationskanaler och rutiner når information de boende snabbt och effektivt. Detta skapar möjligheter att ställa frågor och ge feedback i tid innan problem eskalerar.

Gemenskap skapas genom kommunikation

Kommunikation handlar inte bara om att lösa problem. Det är också ett sätt att dela positiva nyheter och bygga en gemensam anda. I bostadsbolaget kan man använda kommunikation för att marknadsföra boendeevenemang, framföra tack eller dela tips som underlättar vardagen.

Gemenskap ökar trivseln och skapar trygghet. När de boende känner varandra bättre tar de också bättre hand om gemensamma utrymmen och varandras välmående.

Kommunikation är flerdimensionell och kontinuerlig

I dagens bostadsbolag kan kommunikationen inte begränsas till endast anslagstavlor. Flerdimensionell kommunikation är effektiv och tar hänsyn till de olika behov som de boende har.

Kommunikation i bostadsbolaget kan inkludera exempelvis:

• E-post och nyhetsbrev – för snabb och omfattande information.
• Bostadsbolagets egen webbplats – för att lagra och arkivera information.
• Sociala medier eller WhatsApp-grupper – för snabb kommunikation i vardagen.
• Fysiska anslagstavlor – ett enkelt sätt att nå boende som inte använder digitala kanaler.
• Det viktigaste är att kanalerna används konsekvent och att det är tydligt vilka ämnen som behandlas var. Teknikens utveckling har även öppnat nya möjligheter för kommunikationen i bostadsbolag. Elektroniska röstningssystem, smarta anslagstavlor och chatbot kan underlätta styrelsens och disponentens arbete.

En kommunikationsplan stödjer styrelsen och disponenten

Bakom effektiv kommunikation finns en tydlig plan. Bostadsbolagets styrelse och disponent bör definiera vad, hur och när man kommunicerar. Planen kan till exempel innehålla en årsklocka som listar viktiga tidpunkter för kommunikation, såsom kallelser till bolagsstämman, information om underhållsåtgärder och andra frågor som rör bostadsbolagets vardag.

Förutom planen är det bra att besluta vem eller vilka som ansvarar för kommunikationen. En utsedd person tar vanligtvis sitt ansvar mer seriöst.

Tre nyckelpoänger om kommunikationens betydelse

Genomskinlighet

Tydlig kommunikation ökar förtroendet mellan de boende och styrelsen när ekonomiska frågor, renoveringsprojekt och fattade beslut är tillgängliga för alla.

Gemenskap

Välskött kommunikation stärker gemenskapen i bostadsbolaget och hjälper de boende att känna sig som en del av en större helhet.

Förebyggande

Öppen informationsspridning minskar missförstånd och konflikter, exempelvis kring renoveringar eller användningen av gemensamma utrymmen.

För att underlätta kommunikationen har Finlands Fastighetsförbund och Förbundet för disponenter redan för flera år sedan publicerat en rekommendation med 27 punkter om kommunikation på finska. Denna rekommendation innehåller konkreta råd för alla bostadsbolag att använda utifrån sina egna behov. Du hittar rekommendationen efter inloggning på medlemssidorna på kiinteistoliitto.fi/kirjautuminen/ under ”Oppaat ja ohjeet”.

Marika Sipilä
verksamhetsledare
Finlands Svenska Fastighetsförening