Näin huoneistotietojärjestelmä vaikuttaa taloyhtiön arkeen

Huoneistotietojärjestelmään liittyvä toimintavelvoite on monella tiedossa – taloyhtiön on siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen rekisteriin tämän vuoden loppuun mennessä. Epäselvyyksiä puolestaan liittyy siihen, miten osakeluettelon siirto rekisteriin käytännössä vaikuttaa taloyhtiön toimintaan. Kolmen kärkeä vaikutuksista, jotka yhtiön johdon on tunnettava, pitävät nähdäkseni seuraavat:

1. Omistajanvaihdokset selvittää MML

Jatkossa omistajanvaihdostilanteet eivät aiheuta yhtiön johdolle päänvaivaa, koska osakeluettelon siirron jälkeen yhtiön velvoite ylläpitää osakeluetteloa ja selvittää omistajanvaihdostilanteita päättyy. Yhtiön ei myöskään tarvitse enää valvoa varainsiirtoveron suorittamista. Ennen osakeluettelon siirtoa, uuden osakkaan on osakeluettelomerkintää pyytäessään tullut toimittaa yhtiölle luotettava selvitys siitä, että on saanut osakkeiden omistusoikeuden itselleen. Erityisesti pienemmissä yhtiöissä, joissa ei ole ammatti-isännöitsijää, on hallitus voinut joutua kiperiin tilanteisiin tulkitessaan esimerkiksi epäselvien perintö- ja testamenttisaantojen oikeellisuutta.

Osakeluettelon siirron jälkeen uusi osakas hakee omistuksensa rekisteröintiä suoraan Maanmittauslaitokselta. Maanmittauslaitos lähettää yhtiölle tiedot omistusoikeuksien muutoksista kaupparekisterissä näkyvään yhtiön osoitteeseen. Yhtiön johdon onkin tärkeää huolehtia, että kaupparekisterissä olevat yhtiön yhteystiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla. Yhteystieto voi sähköpostiosoitteen sijasta olla postiosoite, mutta kirjepostin saapuminen on luonnollisesti hidasta. Kaupparekisteriin merkittävän sähköpostiosoitteen osalta taas on syytä käyttää sellaista osoitetta, johon toimitettavat tiedot eivät jää yhtiöltä saamatta esimerkiksi isännöitsijän loman aikana.

2. Äänioikeus täsmäytyspäivän mukaan

Ennen osakeluettelon siirtoa osallistumisoikeus ja äänioikeus yhtiökokouksessa on yhtiön ylläpitämään osakeluetteloon merkityllä osakkaalla tai sillä, joka esittää kokouksen alussa luotettavan selvityksen saannostaan. Täten osakas on voinut tulla yhtiökokoukseen paikan päälle paperinivaskan kanssa, jolla osakas on näyttänyt toteen, että on esimerkiksi juuri tehnyt kaupat kyseisistä osakkeista.

Jatkossa tämä ei ole mahdollista. Osakeluettelon siirron jälkeen yhtiökokoukseen osallistumisen kriteeriksi on määritelty yksioikoisesti se, onko osakas yhtiökokousta edeltävänä päivänä (ns. yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä) merkittynä osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin. Täten yhtiön kannattanee tarkistaa esimerkiksi yhtiökokouspäivän aamuna ajantasainen tilanne osakkaista, joilla on äänioikeus kokouksessa.

Detaljipoikkeuksena kuitenkin mainittakoon, että jos omistusoikeus osakkaalle on siirtynyt ennen osakeluettelon ylläpidon siirtoa, mutta osakas ei ollut toimittanut asiakirjoja yhtiölle osakeluetteloon merkitsemistä varten (eli siirron yhteydessä osakehuoneistorekisteriin on ilmoitettu ko. osakkeiden osalta edellinen osakas), saa osakas edelleen äänioikeuden esittämällä luotettavan selvityksen kokouksen alussa.

3.  Osakkaiden osoitetietoja ylläpitää MML

Lisäksi muutoksia tulee siihen, mistä yhtiö saa osakkaiden posti- tai sähköpostiosoitteet mm. yhtiökokouskutsujen toimittamista varten. Aikaisemmin osakkaiden on pitänyt toimittaa osoitetietonsa yhtiölle. Osakeluettelon ylläpidon siirron yhteydessä yhtiö ilmoittaa tiedossaan olevat osakkaiden osoitteet Maanmittauslaitokselle. Siirron jälkeen osakas ei ilmoitakaan yhteystietojansa enää yhtiölle, vaan suoraan Maanmittauslaitokselle, joka tallentaa tiedot osakehuoneistorekisteriin. Yhtiön on täten tarkistettava osakkaiden osoitetiedot jatkossa suoraan osakehuoneistorekisteristä eikä kutsuja voi toimittaa esimerkiksi yhtiön arkistosta löytyvän osoitelistauksen perusteella.

HUONEISTOTIETOJÄRJESTELMÄ PÄHKINÄNKUORESSA

• Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen rekisteri ja asiointijärjestelmä.

• Laki huoneistotietojärjestelmästä ja sen voimaanpanosta on tullut voimaan 1.1.2019. Sen jälkeen uudet yhtiöt on perustettu vain sähköisesti. Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.

• Osakkaan on haettava omistuksensa rekisteröintiä sähköiseksi ja paperisen osakekirjan mitätöintiä 10 vuoden kuluessa siitä, kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään.

• Lisätietoa: osakehuoneistorekisteri.fi