Nyt on aika siirtää osakeluettelot Maanmittauslaitoksen rekisteriin
Huoneistotietojärjestelmää koskevan lakiuudistuksen myötä kaikkien taloyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen rekisteriin. Määräaikaa siirrolle on tämän vuoden loppuun asti. Nyt siis viimeistään taloyhtiöissä tulisi valmistautua siirtoon.
Osakeluettelo on listaus yhtiön osakkeista ja niiden omistajista. Kun osake siirtyy uudelle omistajalle, on yhtiölle tullut toimittaa luotettava selvitys saannosta, jonka perusteella yhtiö on tehnyt merkinnän uudesta osakkeenomistajasta ylläpitämäänsä osakeluetteloon. Osakeluettelon ylläpidon siirron myötä muuttuvat omistajatiedot ilmoitetaan jatkossa Maanmittauslaitokselle eikä taloyhtiöiden tarvitse enää huolehtia saantoselvitysten asianmukaisuuden selvittämisestä ja omistajatietojen merkitsemisestä. Muutos on taloyhtiöiden kannalta toivottu, sillä saantoselvitysten asianmukaisuuden varmistaminen ei ole aina mikään helppo tehtävä.
Osakeluettelon ylläpidon siirto edellyttää, että hallitus tekee tästä päätöksen. Päätös on pöytäkirjattava, kuten muutkin hallituksen tekemät päätökset. Samalla yhtiössä tulee varmistua siitä, että hallituksen ja isännöitsijän tiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla. Kun päätös siirrosta on tehty, voi joko kaupparekisteriin merkitty hallituksen puheenjohtaja tai yhtiön isännöitsijä tehdä siirron. Jos halutaan, että siirron tekee joku muu kuin yhtiön isännöitsijä tai puheenjohtaja, esimerkiksi isännöintiyrityksen kiinteistösihteeri, tarvitaan valtuutus. Valtuutuksen voi antaa yhtiössä toiminimenkirjoitukseen oikeutettu.
Jos yhtiöllä on isännöintitoimisto, jolla on käytössään isännöintijärjestelmä, voidaan tiedot yleensä siirtää suoraan isännöintijärjestelmästä Maanmittauslaitoksen palveluun. Kuitenkin jos yhtiön yhtiöjärjestys on rekisteröity ns. PRH:n uudessa rakenteistetussa muodossa, ei isännöintijärjestelmästä tuotua siirtotiedostoa voida käyttää. Tällöin tiedot on syötettävä manuaalisesti. Tämä kannattaa pitää mielessä nyt yhtiöjärjestysmuutoksia tehtäessä.
Olennaista on, että osakeluettelon tiedot siirretään voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Jos osakeluettelon ja yhtiöjärjestyksen tiedot eivät täsmää, on selvitettävä missä on vika. Jos yhtiöjärjestyksen tiedot ovat virheellisiä, on yhtiöjärjestystä päivitettävä ennen osakeluettelon ylläpidon siirtoa. Muutoin osakeluettelon siirto ei edellytä muutosten tekemistä yhtiöjärjestykseen.
Yhtiön tulee myös tarkastaa, että omistajatiedot on merkitty osakeluetteloon asianmukaisesti. Maanmittauslaitokselle ilmoitetaan omistajaksi yhtiön osakeluetteloon merkitty omistaja. Jos yhtiöllä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, huoneistotietojärjestelmään viedään tieto osakeluetteloon viimeksi merkitystä omistajasta. Huomattava on, että taloyhtiöllä on varainsiirtoverolain mukaan velvollisuus selvittää, onko varainsiirtovero maksettu, kun uusi omistaja pyytää osakeluettelomerkintää. Jos osakeluettelossa on epämääräisiä merkintöjä omistajasta, mutta varsinaista osakeluettelomerkintää ei ole vielä tehty, ei kyseistä henkilöä pidä ilmoittaa omistajaksi, ennen kuin selvitys varainsiirtoveron maksamisesta on esitetty. Muutoin on riskinä, että taloyhtiö joutuu vastuuseen osakkaan varainsiirtoverovelasta.
Omistajatietojen ilmoittamisen lisäksi yhtiön on huolehdittava siitä, että yhtiössä noudatettavat vaihdannanrajoituslausekkeet ilmoitetaan osakeluettelon siirron yhteydessä. Vaihdannanrajoituslausekkeilla tarkoitetaan esimerkiksi lunastuslausekkeita. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä voi olla esimerkiksi vanhan lain ajalta perua oleva suostumus- tai etuostolauseke. Mainitut rajoitukset ilmenevät yhtiön yhtiöjärjestyksestä. Tästä huolimatta tiedot eivät automaattisesti siirry osakeluetteloon, vaan yhtiön on huolehdittava tietojen ilmoittamisesta. Yhtiön tulee myös tarkastaa, mitä huoneistoja mahdollinen lunastuslauseke koskee. On nimittäin mahdollista, että lunastusoikeus ei koske kaikkien yhtiön osakkeiden siirtoja vaan lunastuslauseke on voitu rajoittaa koskemaan esimerkiksi vaan autopaikkaosakkeiden siirtoja.
Kirjoittaja on Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies Maria Forsblom.
