Tuusulalainen taloyhtiö aikoo järjestää yhtiökokouksen ensimmäistä kertaa etänä
Monessa taloyhtiössä tämän kevään yhtiökokous aiheuttaa enemmän mietintää kuin aiemmin. Myös keskustelupalstoilla taloyhtiön hallituksen jäsenet ovat paljon vaihtaneet mietteitä siitä, miten yhtiökokous aiotaan järjestää tai tuleeko sitä järjestää.
Kiinteistöliitto Uusimaan jäsen rivitaloyhtiö As Oy Leinon-Salpa aikoo järjestää huhtikuussa yhtiökokouksen, mutta etänä. Aiemmat yhtiökokoukset on järjestetty perinteisellä tavalla, mutta nyt taloyhtiö aikoo lähteä hyvillä mielin toteuttamaan uudenlaista tapaa pitää yhtiökokous. Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Taru Uhrman kertoo, että ratkaisuun vaikutti tuleva remontti, josta halutaan päättää.
As Oy Leinon-Salvassa suunnitelmat etäkokouksesta eivät ole saaneet vastustusta, oikeastaan päinvastoin. Uhrman kertoo, että taloyhtiöllä on käytössään oma fb-ryhmä, jossa asia on kerännyt ainoastaan ”peukutuksia”.
Käytännössä taloyhtiö aikoo toteuttaa kokouksen Zoom-ohjelmalla, joka on työnkautta hyvin tuttu jo ennestään Uhrmanille.
Taloyhtiö on taklannut teknisiä haasteita ja kynnystä etäkokoukseen lupaamalla jo ennakkoon apua ja tukea ohjelmien ja laitteiden käyttöön. Käytännössä puheenjohtaja järjestää harjoituskokouksen kaikille halukkaille hyvissä ajoin ennen kokousta niin, että aikaa jää selvittää mahdolliset haasteet ja oppia käytäntö, jotta se ei muodostu kenellekään esteeksi osallistumiselle.
Kokouksen osalta kokouskutsuun laitetaan maininta siitä, että kokous tullaan pitämään etänä. Fyysisesti paikalla ovat tämän suunnitelman mukaan vain taloyhtiön isännöitsijä ja puheenjohtaja. Valtakirjat tulee toimittaa sovitusti etukäteen. Tunnistautuminen kokoukseen tehdään kuvalla ja äänellä. Pienessä yhtiössä tämä toimii, koska kaikki ovat jo entuudestaan tuttuja toisilleen. Mikäli kokouksessa tarvitaan äänestystä, tehdään se chatissa tai sitten vastausvuoroina äänellä. Suljettua lippuäänestystä taloyhtiö ei tarvitse, sillä äänet menevät yhtiöjärjestyksen mukaan neliöiden mukaan.
Uhrman rohkaisee taloyhtiöitä kokeilemaan etäyhteyksiä, koska viimeistään nyt on hyvä löytää uusia keinoja viestintään. Etäyhteydet mahdollistavat päätösten ja suunnitelmien viemisen eteenpäin tässä tilanteessa, jossa perinteisiä kokouksia ja tapaamisia tulee välttää. Hänen kokemuksensa mukaan etäkokouksen valmistelu ei ole vienyt enempää aikaa kuin tavallisen kokouksen valmistelu. ”Enemmän aikaa menee perus hallitustyöhön”, naurahtaa Uhrman.
Itse kokouksen osalta hän on valmistautunut siihen, että hänen tehtävänsä on moderoida kokousta eli tarpeen mukaan jakaa puheenvuorot ja muistuttaa osallistujia läpi kokouksen siitä, että keskustelun osalta on syytä noudattaa ohjeita, jotta jokainen tulee kuulluksi ja kokousta on helppo seurata.
Taloyhtiön puheenjohtaja kiittelee myös hyvää yhteistyötä Realian isännöitsijän Jarmo Saleniuksen kanssa.
Miten taloyhtiön yhtiökokous lopulta sujui? Lue juttu Kiinteistölehti Uusimaasta, joka ilmestyi 20.5.
Taru Uhrmanin kotialbumi
As Oy Leinon-Salpa
Kiinteistöliitto Uusimaan puhelinneuvonta palvelee jäseniä joka arkipäivä »
Kiinteistöliitto Uusimaa – Taloyhtiösi asialla
