Uutena taloyhtiön hallituksessa? Koppaa ensiohjeet hallitustyöskentelyyn
Taloyhtiöiden yhtiökokousten kuumin sesonki on täällä taas. Kokouksessa valitun tuoreen hallituksen järjestäytymistä ja liikkeellelähtöä voivat helpottaa uudelle jäsenelle kootut vastaukset hallitustyöskentelyä koskeviin yleisimpiin kysymyksiin.
Järjestäytymiskokous, mitä siellä tapahtuu?
Toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa hallitus järjestäytyy eli organisoi toimintansa sopimalla toimintatavoistaan. Yleensä heti hallituksen valinnasta päättäneen yhtiökokouksen päätyttyä isännöitsijä pyytää hallituksen jäseniä jäämään paikalle tähän hallituksen järjestäytymiskokoukseen.
Tyypillisesti järjestäytymiskokouksen tärkeimpänä asiana hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Tämä menettelytapa on suositeltava, koska hallituksen puheenjohtajan tulee nauttia hallituksen jäsenten luottamusta. Usein myös yhtiöjärjestyksessä on nimenomaisesti määrätty, että hallitus valitsee itse puheenjohtajan. Jos hallituksen puheenjohtajan valinnasta ei ole määräystä yhtiöjärjestyksessä, hallituksen valitseva yhtiökokous voisi halutessaan määrätä myös hallituksen puheenjohtajan, mutta näin harvoin tapahtuu.
Käytännön asiat, mitä muistettavaa?
Jo ensimmäisessä kokouksessaan hallituksen olisi hyvä sopia tulevista kokouskäytännöistä sekä yhteydenpidosta toimikauden aikana: milloin ja missä kokouksia pidetään, mitä etäyhteyksiä käytetään, miten kokoukset kutsutaan koolle, kuinka toimitaan kiiretilanteessa. Samalla voidaan jo alustavasti kartoittaa, mitä toimikauden aikana tehdään, mitkä ovat jäsenten osaamisalueet ja kiinnostuksen kohteet sekä mikä on tehtävien jako hallituksen ja isännöitsijän välillä.
Pitää myös huolehtia, että ajantasaiset tiedot hallituksen jäsenistä ilmoitetaan Patentti- ja rekisterihallitukselle merkittäväksi kaupparekisteriin. Samalla suosittelen päivittämään hallituksen jäsenten tiedot myös omalle Kiinteistöyhdistykselle, jotta jäsenpalveluiden käyttöön oikeutetut saavat palveluja niitä tarvitessaan. Kiinteistöliitto Uusimaan jäsentaloyhtiöiden osalta yhteystietojen muutos onnistuu tämän linkin kautta Yhteystietojen muutos – Kiinteistöliitto Uusimaa (ukl.fi)
Yhtiön asiakirjat, mihin tulisi tutustua?
Hallitukseen valitun kannattaa aloittaa yhtiön asiakirjoihin perehtyminen yhtiöjärjestyksestä: mitä siinä sanotaan vastikkeista, osakashallintaisista tiloista ja yhtiön hallinnosta, onko määräyksiä kunnossapitovastuista tai lunastuslausekkeesta. Yhtiön keskeisimpien sopimusten ehdot ja hinnoitteluperusteet on tarpeellista tuntea. Ainakin isännöintisopimus, kiinteistönhuolto- ja vakuutussopimukset on syytä käydä läpi ja pohtia mahdolliset päivitystarpeet.
Myös aiempiin kokouspöytäkirjoihin sekä yhtiön taloutta ja rakennusten kuntoa koskeviin asiakirjoihin on hyvä perehtyä. Hallituksen jäsenen tiedonsaantioikeutta yhtiön asioista ei ole rajoitettu. Toimikautensa aikana hallituksen jäsenellä on oikeus tutustua yhtiön kaikkiin asiakirjoihin.
Läsnäolo-oikeus kokouksessa, kenellä se on?
Jokaisella hallitukseen valitulla varsinaisella jäsenellä on oikeus osallistua hallituksen kokoukseen. Ainoastaan esteellisyys käsiteltävässä asiassa rajoittaa hallituksen jäsenen osallistumista. Esteellisellä jäsenellä ei ole asiassa puhe-, ehdotuksenteko- tai äänioikeutta. Hallitus voi myös kieltää esteelliseltä jäseneltä läsnäolon kyseistä asiaa käsiteltäessä. Hallituksen jäsen on esteellinen osallistumaan esimerkiksi yhtiön ja hänen välisen sopimuksen käsittelyyn.
Läsnäolo-oikeus hallituksen kokouksessa on henkilökohtainen, eli hallituksen jäsen ei voi valtuuttaa asiamiestä osallistumaan kokoukseen puolestaan. Isännöitsijällä on oikeus olla hallituksen kokouksessa läsnä, ellei hallitus nimenomaisesti jossain asiassa päätä toisin. Hallituksen varajäsenellä on oikeus osallistua hallituksen kokoukseen vain silloin, kun hän toimii varsinaisen jäsenen tilalla. Hallitus voi päätöksellään sallia varajäsenen tai muun tahon, kuten asiantuntijan, läsnäolon kokouksessaan.
Päätökset, miten niitä tehdään?
Hallitus on päätösvaltainen, kun paikalla on enemmän kuin puolet valitusta määrästä hallituksen jäseniä, ellei yhtiöjärjestys edellytä suurempaa määrää. Jos siis hallituksessa on viisi varsinaista jäsentä, hallitus on päätösvaltainen vähintään kolmen jäsenen ollessa läsnä. Jos taas hallituksessa on kolme varsinaista jäsentä, hallitus on päätösvaltainen kahden jäsenen ollessa läsnä. Määrää laskettaessa esteellisten jäsenten ei katsota olevan paikalla.
Hallituksen työskentelykulttuuriin tulisi kuulua, että hallitus pyrkii mahdollisuuksien mukaan yksimieliseen päätökseen. Erilaiset näkemykset kuuluvat luonnollisesti asiaan, mutta hallituksen tulisi pyrkiä keskustelemalla pääsemään yhteisymmärrykseen. Aina yksimielisyyttä ei yrityksistä huolimatta saavuteta ja silloin hallituksessa voidaan äänestää. Kullakin läsnä olevalla hallituksen jäsenellä on yksi ääni. Vain varsinaiset hallituksen jäsenet voivat osallistua päätöksen tekemiseen, ellei hallituksen varajäsen ole jonkun varsinaisen jäsenen tilalla.
Hallitus päättää kaikista asioista enemmistöpäätöksillä, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty. Esimerkiksi, jos hallituksessa on viisi jäsentä, enemmistön mielipide syntyy äänin 3-2 tai 4-1. Mahdollisessa tasatilanteessa ratkaisee puheenjohtajan ääni.
On hyvä huomioida, että hallitus voi tehdä päätöksiä myös pitämättä kokousta. Se onnistuu esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihdon perusteella, puhelimitse tai kierrättämällä päätöspöytäkirja hallituksen jäsenten allekirjoitettavana. Olennaista on, että kaikille hallituksen jäsenille on mahdollisuuksien mukaan varattu tilaisuus osallistua asian käsittelyyn. Jos päätös tehdään kokousta pitämättä, päätös on aina kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä kuten hallituksen kokouspöytäkirjat yleensäkin.
Hallituksen kokouspöytäkirja, julkinen vai salainen?
Asunto-osakeyhtiölaki ei sisällä säännöksiä hallituksen kokousten pöytäkirjojen julkisuudesta. Hallitus päättää itse, miltä osin ja millä tavoin se antaa kokouspöytäkirjojaan yhtiön osakkaiden nähtäväksi tai tiedottaa niistä. Salassa pidettäviä, kuten henkilön yksityisyyttä tai liikesalaisuuksia koskevia tietoja ei tietenkään saa jakaa.
Hyvä toimintatapa on laatia osakkaille tiedote ainakin tärkeimmistä hallituksen päätöksistä. Lisäksi hallituksen tulee huomata lain säännös, jonka mukaan osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omistamiinsa osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkeenomistajaan, esimerkkinä osakkaan muutostyötä koskevat päätökset. Osakkaan pyynnöstä tieto on annettava kirjallisesti. Hallitus voi tällöin päättää, antaako se osakkaalle pöytäkirjanotteen vai esimerkiksi erillisen kirjallisen ilmoituksen, josta osakasta koskeva päätös ilmenee.
Näillä juristin eväillä toivotan intoa ja oikeanlaista asennetta arvokkaaseen hallitustyöhön – tarpeen tullen me Kiinteistöliitto Uusimaan asiantuntijat olemme apunasi.
Katriina Sarekoski
lakimies, varatuomari
Kiinteistöliitto Uusimaa
Kiinteistöliitto Uusimaan jäsenenä käytössäsi ovat myös jäsensivuilta löytyvä, aiheeseen liittyvä materiaali Uuden hallituksen jäsenen tietopankki. Tarjolla on myös verkkokurssi Hallituksen puheenjohtajana taloyhtiössä, jonka voit jäsenenä suorittaa veloituksetta.
