Husbolagets strategi – gemensam riktning och gemensamma mål för de kommande åren

Låter husbolagets strategi som en alltför högtidlig eller stel idé? I själva verket handlar det om en ganska vardaglig fråga: hurdant husbolag vill vi upprätthålla och utveckla under de kommande åren – och hur tar vi oss dit?

En väl genomarbetad strategi hjälper styrelsen och aktieägarna att se enskilda reparations- och utvecklingsprojekt, ekonomin och boendets utveckling som en helhet. Strategin ska visa i vilken riktning husbolaget ska utvecklas och hur det ska ledas.

Börja med nuläget

Strategiarbetet lönar sig att börja med att kartlägga var husbolaget befinner sig just nu. Hur är byggnadernas och de tekniska systemens skick? Hur ser ekonomin ut, hur trivs de boende och hur fungerar servicen?

Aktieägarnas och de boendes synpunkter har stor betydelse i alla dessa frågor. Vad fungerar bra i husbolaget och vad behöver utvecklas? Vilka förväntningar finns på boendet till exempel om fem eller tio år?

När nuläget kartläggs är det viktigt att skilja mellan åsikter och fakta. Byggnadens skick bör inte bedömas enbart utifrån hur det ser ut, utan exempelvis konditionsbedömningar, utredningen om underhållsbehov och ekonomiska nyckeltal bör användas som stöd.

I vilken riktning vill vi gå?

När nuläget är klart kan man börja blicka framåt. Hurdant husbolag vill vi vara om fem eller tio år?

Målet kan vara ett välskött husbolag som genomför reparationer i god tid och med framförhållning. I ett annat husbolag kan fokus ligga på att förbättra boendetrivseln, energieffektiviteten eller få ekonomin i balans. I ett tredje kan man behöva acceptera att husbolaget närmar sig slutet av sin livscykel och att det inte finns anledning att genomföra några förbättrande åtgärder.

Strategin behöver inte innehålla tiotals mål. Tvärtom är några tydliga och gemensamt överenskomna mål bättre än en lång lista med önskemål som inte kan genomföras.

Strategin stöder beslutsfattandet

Som bäst syns strategin i husbolagets vardag. När styrelsen till exempel funderar på tidpunkten för en fasadrenovering, att omvandla ett kylrum till klubbrum eller olika energilösningar hjälper strategin styrelsen att ställa frågan: stöder det här beslutet de mål som vi gemensamt har satt upp för husbolaget?

Strategin lönar sig också att koppla till husbolagets långsiktiga planer. Reparationsbehoven, ekonomin och aktieägarnas mål bildar en helhet som bör granskas tillsammans.

Strategin ersätter dock inte den lagstadgade utredningen om underhållsbehov, PTS eller ekonomiplaneringen. Den ger dem en bredare riktning.

Aktieägarna med i strategiarbetet

Strategiarbetet lyckas bäst när hela husbolaget involveras, inte bara bolagets administration. När aktieägare och boende får vara med ökar förståelsen och engagemanget för de gemensamma målen.

En tillräckligt omfattande boendeenkät är ett bra sätt att inleda strategiarbetet. Resultaten kan till exempel behandlas vid ett separat strategimöte, varefter styrelsen eller en särskilt tillsatt arbetsgrupp kan fortsätta arbetet.

Precis som husbolagets beslut i allmänhet behöver inte heller strategin bygga på ett enhälligt beslut. Viktigare är att hitta en gemensam syn på vilka frågor som är viktigast för husbolaget och vart resurserna bör riktas.

Strategin är inte huggen i sten

Husbolaget förändras med tiden. Även verksamhetsmiljön, lagstiftningen, kostnaderna och behoven inom boendet förändras. Därför är det bra att se över strategin regelbundet.

En bra strategi är inte ett dokument som glöms bort i en skrivbordslåda. Den är ett verktyg som man bör återkomma till exempelvis varje år i samband med styrelsens arbete och beredningen av budgeten.

Strategins viktigaste uppgift är att hjälpa till att se helheten i stället för enskilda beslut. När man vet vart man är på väg blir det också lättare att besluta vad som behöver göras nu och vad som kan vänta.

Checklista för husbolagets strategiarbete

• Kartlägg husbolagets nuläge: byggnaderna, ekonomin och boendetrivseln.
• Samla in aktieägarnas och de boendes synpunkter och önskemål.
• Identifiera husbolagets viktigaste utvecklingsbehov.
• Kom överens om några tydliga och realistiska mål.
• Koppla målen till planeringen av reparationer, ekonomin och annan verksamhet.
• Gå regelbundet igenom strategin och uppdatera den vid behov.

P.S. Jag rekommenderar att man tillsätter en separat strategiarbetsgrupp med förstärkning utanför styrelsen. På så sätt vilar inte hela arbetet på ordföranden eller styrelsen, och man får också med perspektiv från gräsrotsnivå.

Marika Sipilä
verksamhetsledare
Finlands Svenska Fastighetsförening