Ny som styrelsemedlem – var börja?
Våren är här. Husbolagen ordnar på löpande band bolagsstämmor och väljer nya medlemmar till styrelserna för att driva bolagets intressen. För nya medlemmar kan styrelsearbetet vara främmande. Hur börjar en styrelse sitt arbete? Hur sammanträder styrelsen? Och vad är det bra för alla styrelsemedlemmar att sätta sig in i redan i den inledande fasen?
Om styrelsens konstituering
Lagen har inga särskilt detaljerade bestämmelser om hur styrelsen ska sammanträda och arbeta, varför den relativt fritt själv får besluta om hur den arbetar. Styrelsen kan besluta om de gemensamma spelreglerna vid mandatperiodens första styrelsemöte, dvs. vid det konstituerande mötet. Det hålls vanligtvis strax efter bolagsstämman som valt styrelsen. Vid det mötet väljer styrelsen vanligtvis en ordförande inom sig och beslutar om praktiska arrangemang. Det är bra att avtala bl.a. om när och var mötena ska hållas, och om man eventuellt håller möten per e-post eller telefon. Dessutom kan man avtala om behandlingen av viktiga frågor man i förväg är medveten om vid mötena, dvs. ärenden som ingår i årsklockan. Utöver dessa avtalade möten kan styrelsen givetvis bli tvungen att hålla möten efter behov.
Enligt lagen ska alla styrelsemedlemmar i mån av möjlighet ges tillfälle att delta i styrelsemötena, dvs. kallelsen ska skickas till alla. Om en medlem är förhindrad att delta i mötet, ska en eventuell ersättare inkallas i stället. Om styrelsen i förväg vet att en styrelsemedlem kommer att vara borta på en kort semesterresa, bör den naturligtvis inte sammankalla ett möte då. Akuta brådskande ärendet är en annan sak. Det är också bra att avtala om huruvida ersättarna tillåts närvara vid styrelsens möten. Om ersättarna ges rätt att närvara vid mötena är de bättre ajour med vad som händer i bolaget och kan bättre träda i stället för en förhindrad styrelsemedlem då det behövs. Det är dock bra att komma ihåg att om ersättarna tillåts närvara utöver en fulltalig styrelse har ersättarna inte rätt att delta i beslutsfattandet vid mötet. Dessutom är det bra att avtala om hur möteskallelsen ska skickas, t.ex. per e-post senast en vecka före mötet.
Vid det konstituerande mötet är det bra att även avtala om styrelsemedlemmarnas roller och fördelningen av uppgifter. Det är också viktigt att komma ihåg kommunikationen. Styrelsen kan inom sig avtala om en ansvarsperson som sköter kommunikationen och om på vilket sätt kommunikationen sker. Att ge aktieägarna information om bolagets aktuella ärenden ger ökad öppenhet. Enligt rekommendationen om god förvaltningssed ska styrelsen minst två gånger om året informera de boende om husbolagets verksamhet.
Viktigt att känna till grundläggande uppgifter
För en ny styrelsemedlem är det bra att sätta sig in i bolagets viktigaste handlingar. Man kan gärna börja med att omsorgsfullt gå igenom bolagsordningen. Bolagsordningen kan t.ex. ha bestämmelser om underhållsansvaret som avviker från lagen. Dessutom framgår av den bl.a. vilka utrymmen aktieägarna besitter, bestämmelserna om bolagsvederlaget och inlösensklausuler. Det är också bra att sätta sig in i bolagets viktigaste avtal, som disponent- och fastighetsunderhållsavtalen, för att veta vad som ingår i dessa avtalshelheter och på vad priserna baserar sig. Dessutom är det bra att gå igenom regler som gäller alla, som ordningsregler och bilplatsregler. Det senaste bokslutet, räddningsplanen, försäkringsbreven inkl. villkor och redogörelsen för underhållsbehovet är också viktiga. Man får också ta del av tidigare styrelsers protokoll.
Utöver det här bör man gärna studera bostadsaktiebolagslagen, åtminstone vad den säger om styrelsens uppgifter och ansvar, underhållsansvaret och ändringarbeten. Ett bra sätt att lära sig om detta är att delta i utbildningar i branschen, läsa litteratur och facktidskrifter. Ingen antas veta och känna till allting genast. Viktigt är en god introduktion i husbolagets situation och styrelsens arbetssätt. Här är de gamla medlemmarna till stöd för de nya.
Skribent är Jonna Puolanto, jurist vid Kiinteistöliitto Uusimaa.
