Uusi hallituksen jäsen – mistä lähteä liikkeelle?
Kevät on koittanut. Taloyhtiöissä järjestetään jälleen ahkerasti yhtiökokouksia ja valitaan uudet jäsenet hallituksiin yhtiön etuja ajamaan. Uusille jäsenille hallitustyöskentely voi ennestään olla vierasta. Miten hallitus aloittaa työskentelynsä? Kuinka hallitus kokoontuu? Entä, mitä asioita jokaisen hallituksen jäsenen olisi hyvä ottaa haltuun jo heti alkuvaiheessa?
Hallituksen järjestäytymisestä
Taloyhtiön hallituksen kokoustamista ja työskentelyä ei säädellä kovinkaan yksityiskohtaisesti laissa, joten hallitus saa melko vapaasti päättää omista toimintatavoistaan. Näistä yhteisistä pelisäännöistä voidaan sopia hallituksen toimikauden ensimmäisessä kokouksessa eli ns. järjestäytymiskokouksessa. Tämä pidetään yleensä pian hallituksen valinnasta päättäneen yhtiökokouksen päätyttyä. Tässä kokouksessa hallitus tyypillisesti valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja päättää käytännön järjestelyistä. On hyvä sopia muun muassa kokousten pitoajankohdista ja pitopaikoista sekä siitä, pidetäänkö mahdollisesti sähköposti- tai puhelinkokouksia. Lisäksi voidaan sopia kussakin kokouksessa käsiteltävistä tiedossa olevista merkittävistä asioista, kuten ns. vuosikellon mukaiset asiat. Näiden jo sovittujen kokousten lisäksi hallitus voi toki joutua pitämään lisäkokouksia tarpeen vaatiessa.
Lain mukaan kaikille hallituksen jäsenille on mahdollisuuksien mukaan varattava tilaisuus osallistua hallituksen kokouksiin eli kutsu tulisi toimittaa kaikille heille. Jäsenen ollessa estynyt osallistumasta kokoukseen, tulee mahdollinen varajäsen kutsua tilalle. Jos hallituksen jäsenen lyhyt lomamatka on etukäteen tiedossa, ei kokousta luonnollisesti tulisi kutsua koolle silloin. Äkilliset kiiretilanteet ovat toki asia erikseen. Myös siitä, sallitaanko varajäsenten läsnäolo hallituksen kokouksissa, on hyvä sopia. Jos varajäsenille annetaan läsnäolo-oikeus kokouksiin, he pysyvät paremmin ajan tasalla yhtiön asioista ja voivat helpommin tulla varsinaisen jäsenen tilalle silloin, kun tilanne sitä vaatii. On kuitenkin hyvä muistaa, että mikäli varajäsenten läsnäolo sallitaan täysilukuisen hallituksen ohella, ei varajäsenillä ole oikeutta osallistua päätöksentekoon kokouksissa. Lisäksi kannattaa sopia kokouskutsujen toimittamisesta esimerkiksi niin, että kutsut lähetetään sähköpostitse viimeistään viikkoa ennen kokousta.
Järjestäytymiskokouksessa on hyvä päättää myös jäsenten keskinäisistä rooleista ja tehtävien jaoista. Viestintää ei myöskään ole syytä unohtaa. Hallituksen kesken voidaan sopia viestinnän hoitavasta vastuuhenkilöstä sekä viestintätavoista. Ajankohtaisista yhtiön asioista tiedottaminen osakkaille lisää avoimuutta. Hyvän hallintotapa -suosituksen mukaan hallituksen on vähintään kaksi kertaa vuodessa tiedotettava asukkaille taloyhtiön toiminnasta.
Perustiedot haltuun
Uuden hallituksen jäsenen kannattaa tutustua yhtiön tärkeimpiin asiakirjoihin. Yhtiöjärjestyksen huolellisesta läpikäynnistä on hyvä aloittaa. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä esimerkiksi kunnossapitovastuista laista poikkeavasti. Lisäksi sieltä käyvät ilmi muun muassa osakashallintaiset tilat, vastikemääräykset sekä lunastuslausekkeet. On syytä tutustua myös yhtiön merkittävimpiin sopimuksiin, kuten isännöinti- ja kiinteistönhuoltosopimuksiin, jotta tietää, mitä näihin sopimuskokonaisuuksiin kuuluu ja mihin hinnat perustuvat. Lisäksi on hyvä käydä läpi kaikkia koskevat menettelysäännöt, kuten järjestyssäännöt ja autopaikkasäännöt. Viimeisin tilinpäätös, pelastussuunnitelma, vakuutuskirja ehtoineen ja kunnossapitotarveselvitys ovat myös tärkeitä. Aikaisempien hallitusten pöytäkirjoihin on niin ikään lupa tutustua.
Näiden lisäksi olisi suositeltavaa opiskella vielä asunto-osakeyhtiölaista ainakin hallituksen tehtävistä ja vastuista, kunnossapitovastuusta ja muutostöistä. Näiden oppimiseen hyvä tapa on osallistua alan koulutuksiin, lukea kirjallisuutta ja alan lehtiä. Kenenkään ei oleteta tietävän ja tuntevan kaikkea heti. Tärkeää onkin hyvä perehdytys taloyhtiön tilanteeseen ja hallituksen toimintatapoihin. Tässä uusien jäsenten tukena ovat vanhat hallituksen jäsenet.
Kirjoittaja on Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies, VT Jonna Puolanto.
