Bolagsstämma på distans eller på traditionellt sätt? – Viktigast är att hitta den form som passar det egna bolaget bäst
I våras förlängdes husbolagens tid att ordna bolagsstämman på samma sätt som i fjol. Coronaläget har varierat under våren, liksom även restriktionerna. Vissa husbolag har hållit bolagsstämman, andra har flyttat den till hösten.
Husbolaget ligger i Träskända.
Simo Aravuori är styrelseordförande för As Oy Kyröläntie 4–6. Husbolaget höll en extra bolagsstämma i januari eftersom det fanns en del brådskande ärenden om dränering och regnvattensystem på agendan som krävde beslut. Stämman hölls på distans på grund av coronaviruset. På plats var endast ett par personer.
I det här husbolaget har distansarrangemangen inte minskat antalet deltagare. De har varit ungefär lika många som vanligt, åtminstone inte färre än i allmänhet. Stämman ordnades med Teams. Disponenten skötte tekniken med hjälp av en annan person. Det upplevdes som ett välfungerande arrangemang att deltagarna före och under mötet vid behov kunde ringa och få hjälp med tekniken och annat.
Stämman fungerade bra på distans och inga utmaningar dök upp. Det röstades också med öppen omröstning. Bolaget har planerat att hålla den ordinarie bolagsstämman under sommaren utomhus. Styrelsen följer läget och funderar på den bästa lösningen.
Aravuori understryker att alla husbolag är olika, det viktigaste är att hitta den form för bolagsstämman som passar det egna bolaget och de boende bäst.
Simo Aravuori har lång erfarenhet av styrelsearbete. Intervjun gjordes över Teams.
För- och nackdelar med distansstämma
Aravuori har nästan 30 års erfarenhet av styrelsearbete i olika husbolag. För närvarande är han förutom i sitt eget husbolag styrelseordförande i två andra husbolag. Av dem har det ena hållit bolagsstämman som ett hybridmöte och det andra har skjutit fram den till hösten. Han ser både fördelar och nackdelar i de olika mötesformerna.
Aravuori vill särskilt lyfta fram två saker han ser som viktiga, interaktion och diskussion. Han berättar att han funderat mycket på hur man på en stämma som hålls på distans kan uppmuntra deltagarna att medverka i mötet. Enligt hans erfarenhet vågar människor nödvändigtvis inte yttra sig på distans, och i synnerhet om man är med utan bild. Det här är viktigt också då den tekniska utrustningen inte är bekant för deltagarna.
Aravuori berättar också att ordföranden kan känna sig lite osäker på hur stämman gick när hen inte kan känna av stämningen eller se deltagarnas ansiktsuttryck. Allmänt taget kan man säga att pratet lätt lämnas bort vid distansmöten och vissa ser det som distansstämmornas brist. För en del kan bolagsstämman vara det enda naturliga stället att träffa och lära känna grannar på ett enkelt sätt.
Som en fördel med stämmor på distans nämner han att det i sig är enkelt att delta och att man får med en stor skara människor. Deltagandet är på ett sätt jämlikt, förutsatt att de tekniska färdigheterna är tillräckliga.
Hybridmodell i framtiden?
Enligt Aravuori kan hybridmodellen vara ett bra alternativ för bolagsstämmor.
– Den skulle passa alla, dvs. man kan delta antingen på plats eller på distans, något som skulle vara till nytta för många. I den modellen kombineras fördelarna, summerar han. Som en annan fördel lyfter han även fram deltagarnas aktivitet. Och tillägger:
– Om hybridmodellen bidrar till ökad aktivitet, är det verkligen bra! Det behövs alltid fler deltagare och det är bra om det lyckas på det här sättet. Aravuori funderar också på om distanstekniken först kunde användas för något evenemang som riktar sig till de boende. Eller uppmana de boende att delta på distans och berätta för styrelsen vad de själva tänker och tycker. Det kunde vara ett nytt och bra sätt även om det ordinarie mötet inte hålls på distans.
Till sist tillägger Aravuori:
– Det behövs alltid nya sätt att agera. Både husbolaget och disponenten ska ha mod nog att pröva!
Tips för distansmöte:
- Berätta i början av inlägget, vem som talar. Ha kameran öppen om möjligt.
- Kom överens om reglerna före mötet och informera om mötesrutinerna.
- Ordna vid behov ett övningsmöte.
- Förbered dig bra, beakta möjligheten att det blir omröstning.
- Utse en person som svarar på teknikfrågor som kommer in under mötet.
- Informera deltagarna om var de vid behov får hjälp i problemsituationer.
