Övergången till bostadsdatasystemet närmar sig – husbolag kan få hjälp

Alla husbolag i Finland kommer att övergå till det elektroniska bostadsdatasystemet före slutet av 2023. Övergången kan väcka frågor hos husbolagen: vem utför övergången, hur görs den och hur ska husbolaget förbereda sig inför övergången?

I Lantmäteriverkets bostadsdatasystem insamlas uppgifter om aktielägenheter samt om deras ägande, pantsättningar och begränsningar. Efter att husbolaget har överfört aktieboken till bostadsdatasystemet övergår förvaltningen av aktieboken och många andra ansvarsmoment och arbetsskeden till Lantmäteriverket. Husbolag har kunnat överföra sina aktieböcker avgiftsfritt i Lantmäteriverkets överföringstjänst sedan 2020.

Trots fördelarna har endast cirka 5 procent av husbolagen överfört sina aktieböcker till systemet. Vi vill uppmuntra husbolagen att överföra sina aktieböcker i god tid innan den utsatta tiden löper ut eftersom överföringen gäller till och med 90 000 husbolag och kan förutsätta olika typer av förberedande arbeten. Däremot behöver husbolag som har bildats efter 1.1.2019 inte överföra aktieboken eftersom de redan finns i bostadsdatasystemet.

Hjälp med överföring av aktieboken

Den svenska överföringstjänsten öppnades för husbolagens bruk i slutet av året 2021. Tjänsten för överföring av aktiebok är utvecklad speciellt för de bolag som inte använder fastighetsförvaltningssystem.

Vem kan överföra aktieboken till bostadsdatasystemet?

Tjänsten för överföring av aktiebok kan användas av följande aktörer som införts i handelsregistret:

• husbolagets disponent
• ordföranden i husbolagets styrelse
• huvudansvarig persondisponent för en sammanslutning som registrerats som disponent eller en person som har rätt att företräda ovannämnda sammanslutning (till exempel verkställande direktör för ett disponentföretag i aktiebolagsform)
• en person som getts fullmakt att utföra överföringen i tjänsten suomi.fi-fullmakter.

I suomi.fi-tjänsten kan en person eller personer med firmateckningsrätt i ett husbolag ge en annan person, ett företag eller en sammanslutning fullmakt, dvs. rätt att sköta ärenden som företrädare för husbolaget. Med fullmaktsärendet ”Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar” kan den befullmäktigade för husbolagets räkning kontrollera och redigera uppgifter i husbolagets aktiebok och godkänna överföringen av administrationen av aktieboken till bostadsdatasystemet. I tjänsten Suomi.fi-fullmakter kommer det även finnas en fullmakt ”Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar och ansöka om en auktoriseringsnyckel”, men den är till för husbolag som använder fastighetsförvaltningssystem.

Mera information om fullmakterna via följande länkar: https://www.suomi.fi/fullmakter och https://www.suomi.fi/fullmakter/fullmaktsarenden

En användare kan identifiera sig i tjänsten med ett certifikatkort som beviljats av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, ett mobilcertifikat eller personliga bankkoder. Behörigheterna kontrolleras i suomi.fi-tjänsten på basis av de uppgifter som införts i handelsregistret.

Vad ska husbolaget göra före överföringen?

En check-lista på vad som borde göras och kontrolleras innan överförandet av aktieboken:

Mera information om vad som bör göras innan överföringen hittas här: https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/vad-ska-husbolaget-gora-fore-overforing-

 Behöver du hjälp med överföringen?

 För att kunna utföra överföringen av aktieboken rekommenderas, att du läser igenom bruksanvisningarna gällande överföringstjänsten. Där finns omfattande instruktioner om hur överföringen går till, steg för steg. Innan du börjar överföra uppgifterna bör du även titta på de nyligen publicerade, korta instruktionsvideorna där det visas hur överföringen går till i själva överföringstjänsten. Genom att titta på dessa videor får man även en bättre överblick av bruksanvisningarna. Videorna och bruksanvisningarna hittas här: https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/bruksanvisning-for-overforingstjansten

Ifall det oavsett instruktionsläsandet uppstår problem med överföringen och du inte vet hur du ska gå vidare kan du ringa telefonstödet för överföring av aktieboken, som betjänar dig varje vardag mellan klockan 9.00–12.00. Kom dock ihåg att svar till de vanligaste frågorna finns på websidan bakom denna länk: https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/vanliga-fragor-om-overforing-av-aktiebok. Ifall du har frågor utöver öppettiden kan du skriva till stödet för överföring av aktieboken via en webblankett så kontaktar någon dig gällande ditt ärende. Här hittar du kontaktuppgifterna och webblanketten: https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/hjalp-med-overforing-av-aktiebok. Vid allmänna frågor gällande bostadsdatasystemet och registreringar kan du kontakta Lantmäteriverkets svenska kundservice 029 530 1120.

Efter överföringen?

 Det är viktigt att komma ihåg att registreringen fördelas i två faser. Efter att husbolaget har överfört aktieboken till bostadsdatasystemet, ska aktieägarna ännu ansöka om registrering av äganderätten, då det originella aktiebrevet samtidigt makuleras hos Lantmäteriverket. En aktieägare har en tidsfrist på tio år att ansöka om registrering av sin äganderätt från och med att aktieboken har överförts. Om en lägenhet byter ägare efter överföringen, måste den nya ägaren dock ansöka om registrering av äganderätten inom två månader. Husbolaget ska därför informera aktieägarna omgående om överföringen av aktieboken.

Efter att aktieboken har blivit överförd till bostadsdatasystemet överförs samtidigt vissa av disponentens skyldigheter till Lantmäteriverket:

• Bolaget är inte längre skyldigt att utreda byten av lägenhetsägare. När en ny ägare ansöker om registrering av ägande i bostadsdatasystemet, utreder Lantmäteriverket förvärvet.
• Bolagets skyldighet att övervaka att överlåtelseskatten blir betald i anslutning till byte av aktieägare upphör.
• Bolaget behöver inte längre administrera kontaktuppgifter för ägarna, utan får dem vid behov av Lantmäteriverket, bland annat för utskick av stämmokallelser

Som ovan nämnts, får disponenten när som helst och avgiftsfritt aktieägarnas kontaktuppgifter från överföringstjänsten. Husbolagets aktiebok omfattar ägarnas födelsedatum och adresser och är endast avsedd för husbolagets eget bruk. Aktieboken omfattar inte aktieägarnas e-postadresser, utan husbolaget får tillgång till en separat lista av alla aktieägares kontaktuppgifter för att exempelvis kunna skicka kallelser till bolagsstämmor. Uppgifter om aktieägare med spärrmarkering visas inte på utskrifterna.

Mera om vad som sker efter överföringen och om informationstjänsten hittas via följande länkar:

https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/informationstjanster-for-husbolag
https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/efter-overforing