Taloyhtiön yhtiökokous – miten siitä saa sujuvan ja pätevän?
Taloyhtiön tärkeimmät asiat käsitellään ja päätetään yhtiökokouksessa. Yhtiökokous voi parhaimmillaan olla sujuva ja rakentava, mutta pahimmillaan asioiden käsittely voi olla hidasta, riitaisaa ja sekavaa. On onneksi olemassa vinkkejä, joiden avulla voit varmistaa, että kokous sujuu mahdollisimman sujuvasti ja tehdyt päätökset ovat laillisia ja päteviä.
Avoimuus ja tiedottaminen
Jos taloyhtiön toiminnasta ja tärkeimmistä asioista tiedotetaan aktiivisesti läpi vuoden, ovat osakkaat paremmin perillä yhtiön asioista, jolloin kysymyksiä ja vastalauseita tulee yhtiökokouksen aikana vähemmän. Turhat epäilyt hallituksen salailusta ja yleinen skeptisyys ehdotuksia kohtaan luultavasti vähenee, jos osakkaat ovat hyvin perillä yhtiön toiminnasta.
Asumisen tai osakkaiden kukkaron kannalta merkittävät asiat eivät saisi tullaa osakkaiden tietoon ensimmäisen kerran vasta kokouskutsussa tai kokouksen aikana, sillä muuten saattaa olla vaikea kokous edessä. Mitä merkittävämpi asia, sitä enemmän kysymyksiä ja vastalauseita luultavasti tulee.
Isoista korjaushankkeista on syytä kertoa hyvissä ajoin sekä varautua perustelemaan korjaustarve kattavasti. Tiedottamalla ja käsittelemällä isoja korjaushankkeita useamman kerran, esim. erillisissä infotilaisuuksissa, voidaan varmistaa asioiden sujuva käsittely yhtiökokouksessa, jossa korjaushankkeesta lopulta päätetään.
Selkeät päätösehdotukset
Asioiden sujuvaa käsittelyä ja selkeiden päätösten tekemistä helpottaa huomattavasti, jos päätettävistä asioista on laadittu selkeät päätösehdotukset etukäteen. Hallituksen päätösehdotukset kannattaa yleensä toimittaa osakkaille kokouskutsun mukana, joko kirjattuina suoraan esityslistaan, tai erillisinä liitteinä.
Päätösten sisällön hahmottaminen ensi kertaa vasta kokouksen aikana saattaa olla hankalaa, mikäli keskustelu kokouksessa on vilkasta. Valmiiden päätösesitysten puuttuminen on lisäksi omiaan lisäämään riskiä siitä, että kokouksen jälkeen vallitsee epätietoisuutta yhtiökokouksen päätösten tarkasta sisällöstä.
Ennakkoon mietityt menettelytavat kokouksessa
Kokouksen sujuvuutta ja päätösten laatua on omiaan parantamaan se, että hallitus ja isännöitsijä ovat ennakkoon miettineet, miten kokous ja asioiden käsittely halutaan viedä läpi. Kun päätösasioita esittelee kokouksessa henkilö, joka tuntee asian ja on valmistautunut, sujuu keskustelu yhtiökokouksessa tehokkaammin. Tällöin myös päätösehdotukset kuulostavat vakuuttavammilta, eikä vastustusta tai lisäkysymyksiä osakkailta ole odotettavissa yhtä paljon.
Osallistujien toteamista nopeuttaa, jos osallistujien ilmoittautuminen hoidetaan jo heti saavuttaessa, jonka lisäksi äänestystä nopeuttaa huomattavasti valmiiksi laaditut äänestysliput sekä äänten laskemista helpottava Excel -taulukko. Avoin äänestys (”nimenhuutoäänestys”) sujuu varsin nopeasti, jos ääntenlaskijat voivat kirjata kunkin osakkaan äänen suoraan Excel -taulukkoon äänestyksen aikana.
Hyvä puheenjohtaja
Yhtiökokouksen puheenjohtajan tehtävänä on selvittää osakkaiden tahto ja saada aikaiseksi tarvittavat päätökset laillisessa järjestyksessä. Puheenjohtajan vastuulla on huolehtia, että keskustelu pysyy asiallisena ja asiassa, sekä puheenvuoroja jakamalla varmistaa, että osakkaita on riittävästi kuultu.
Tarvittaessa puheenjohtajan voi rajoittaa puheenvuorojen kestoa, jos kokous uhkaa veny liikaa. Asioissa on mentävä eteenpäin, jos puheenvuorot alkavat toistaa itseään.
Puheenjohtaja ehdottaa äänestysjärjestyksen ja äänestystavan, mutta yhtiökokouksella on näistä päätösvalta. Puheenjohtajan kannattaakin etukäteen pohtia, mitä hän aikoo ehdottaa, jos äänestyksiä tulee.
Jos yhtiökokous tiedetään etukäteen hankalaksi voimakkaiden vastakkaisten mielipiteiden vuoksi, tai mikäli kokouksessa tehdään yhtiön kannalta hyvin merkittäviä päätöksiä, voi ulkopuolisen ammattilaisen käyttäminen puheenjohtajana olla suotavaa. Hallituksen kannattaa joka tapauksessa etukäteen miettiä, kuka sopisi parhaiten puheenjohtajaksi. Puheenjohtajan toki valitsee yhtiökokous, mutta hallituksen hyvin perustellut päätösehdotukset useimmiten hyväksytään.
Hyvää puheenjohtaja varmistaa päätösten laillisuuden ja pätevyyden sekä huolehtii, että kokous sujuu sujuvasti siten, että osakkaita on riittävästi kuultu.
Aiheesta on pidetty 12.3. webinaari, jonka tallenne ja aineisto löytyvät jäsensivuiltamme kodasta Tilaisuuksien aineistot viikosta 21 alkaen. Jäsensivut >> vaativat kirjautumisen.
Niklas Lindberg
lakimies, varatuomari
Kiinteistöliitto Uusimaa ry
