Yhtiökokous etänä tai perinteisesti? – Tärkeintä on löytää omalle taloyhtiölle sopivin muoto

Tänä keväänä taloyhtiöt saivat lisäaikaa yhtiökokouksen pitämiseen samaan tapaan kuin viime vuonna. Koronatilanne on vaihdellut kevään mittaan, samoin rajoitukset. Osa taloyhtiöistä on pitänyt yhtiökokouksen, osa taas on siirtänyt sen syksyyn.

Taloyhtiö sijaitsee Järvenpäässä.

Simo Aravuori toimii As Oy Kyröläntie 4–6 hallituksen puheenjohtajana. Taloyhtiössä pidettiin ylimääräinen yhtiökokous tammikuussa, koska asialistalla oli kiireellisiä päätöksiä koskien salaojakaivoja ja sadevesijärjestelmiä. Kokous pidettiin koronan vuoksi etänä, paikan päällä kokoukseen osallistui vain pari henkilöä.

Heidän taloyhtiössään etäkokous ei vähentänyt osallistujien määrää vaan osallistujia oli suunnilleen saman verran kuin normaalisti, ei ainakaan vähempää kuin yleensä. Teknisesti kokous toteutettiin Teamsin avulla. Tekniikasta huolehti isännöitsijä, jolla oli apunaan toinen henkilö. Tämä koettiin hyväksi tavaksi toimia, että ennen kokousta ja kokouksen aikana oli mahdollisuus soittaa ja saada apua tekniikan ja kysymysten osalta, jos oli tarve.

Etänä toteutettu kokous toimi hyvin eikä haasteita ilmaantunut. Kokouksessa myös äänestettiin, joka tehtiin avoimella äänestyksellä. Varsinaisen yhtiökokouksen taloyhtiön on suunnitellut pitävänsä kesällä ulkona. Tämän osalta hallitus seuraa vielä tilannetta ja miettii parasta ratkaisua.

Aravuori korostaa, että jokainen taloyhtiö on omanlaisensa, tärkeintä on löytää omalle taloyhtiölle ja sen asukkaille toimivin yhtiökokousmuoto.

Etäkokouksen hyviä ja huonoja puolia

Simo Aravuorella on pitkä kokemus taloyhtiön hallitustyöstä. Haastattelu tehtiin Teamsin avulla.

Aravuorella on lähemmäs 30 vuoden kokemus eri taloyhtiöiden hallitustyöstä. Tällä hetkellä hän toimii oman taloyhtiönsä lisäksi kahden muun taloyhtiön hallituksen puheenjohtajana. Näiden yhtiöiden osalta yhtiökokous on toisessa pidetty hybridinä ja toisessa taas siirretty syksyyn. Eri kokousmuotojen välillä hän näkee sekä hyviä puolia että haasteita.

Kaksi asiaa Aravuori haluaa nostaa erityisesti esille, vuorovaikutuksen ja keskustelun, joita hän pitää tärkeinä. Hän kertoo pohtineensa paljon sitä, miten etäkokouksessa voisi rohkaista ihmisiä osallistumaan kokoukseen. Hänen kokemuksensa mukaan ihmiset eivät välttämättä uskalla puhua, kun osallistutaan etänä ja varsinkin, jos ollaan mukana ilman kuvaa. Tämä on tärkeää myös silloin, jos tekniset välineet eivät ole tuttuja osallistujille.

Aravuori kertoo että, myös kokouksen puheenjohtajalle voi jäädä hieman epävarma olo siitä, miten kokous on mennyt, kun hän ei pysty aistimaan tunnelmaa tai näkemään osallistujien ilmeitä. Yleisesti voidaan sanoa, että jutustelu jää helposti etäkokouksesta pois ja osa näkeekin sen etäkokouksen puutteena. Joillekin taloyhtiön yhtiökokous saattaa olla ainoa luontainen paikka kohdata naapureita helpolla tavalla ja tutustua.

Etäkokouksen hyvänä puolena hän mainitsee, että etäkokouksen osallistuminen on sinällään helppoa ja sillä saadaan iso joukko ihmisiä mukaan. Osallistuminen on tavallaan tasapuolista, kun vain taidot tekniikassa ovat riittävät.

Hybridimallissa tulevaisuus?

Aravuoren mielestä hybridimalli yhtiökokouksen toteutuksessa voisi olla hyvä vaihtoehto.

– Tämä sopisi kaikille eli voit tulla paikan päälle tai sitten voit olla etänä. Tämä palvelisi varmasti monia. Tässä mallissa yhdistyisi molemmat hyvät puolet, hän summaa. Hyvänä puolena hän nostaa esiin osakkaiden aktiivisuuden. Ja jatkaa:
– Jos tämä hybridikokousmalli auttaa aktivoitumaan, niin tosi hyvä! Osallistujia tarvitaan aina lisää ja on hienoa, jos se tällä tavalla onnistuu.Aravuori myös miettii, että voisiko etätekniikkaa käyttää ensin asukastilaisuutta varten. Tai kehottaisi asukkaita, että osallistu etänä ja tule linjoille kertomaan hallitukselle omat mielipiteesi. Tästä voisi tulla yksi hyvä uusi tapa, vaikka varsinaista yhtiökokousta ei etänä pidettäisikään.

Lopuksi Aravuori lisää vielä:
-Uusia tapoja toimia tarvitaan aina. Rohkeutta pitää olla taloyhtiöillä kokeilla ja myös isännöitsijöillä.

Täältä löydät lisää vinkkejä ja ohjeita etäkokoukseen >>

Onko taloyhtiössäsi pidetty jo yhtiökokous? – Vastaa lyhyeen kyselyyn >>