Äänestäminen taloyhtiön etäyhtiökokouksessa
Koronaviruksen aiheuttaman epidemiatilanteen myötä monet taloyhtiöt ovat kuluvana vuonna ottaneet kertaheitolla etäosallistumisen käyttöön yhtiökokouksissa. Etäosallistuminen on saanut pääosin positiivisen vastaanoton, ja moneen yhtiökokoukseen onkin osallistunut tavanomaista suurempi osa osakkeenomistajista. Joitain soraääniä on luonnollisesti kuultu, eikä kiperiltä tulkintatilanteilta tai pieniltä epävarmuuksilta ole voitu etäyhtiökokouksissa kokonaan välttyä. Useimmin toistuva kysymys, johon olen aiheeseen liittyen saanut vastata, on se, että miten äänestäminen sujuu silloin, kun osa osakkaista osallistuu yhtiökokoukseen etäyhteyden avulla. Kerron seuraavassa, miten äänestäminen etäyhtiökokouksissa onnistuu ilman erillisiä verkkopohjaisia äänestystyökaluja, joiden avulla äänestäminen tullee kehityksen vielä kehittyessä olemaan tulevaisuudessa se luotettavin ja paras tapa toimittaa äänestys etäyhtiökokouksessa.
Asunto-osakeyhtiölain (AOYL) mukaan yhtenä etäosallistumisen toteuttamisen ehtona on, että ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Varsinaisesta äänestystavasta ei ole säännöksiä AOYL:ssa, joten äänestystavasta tulee periaatteessa aina päättää erikseen kussakin yhtiökokouksessa. Käytännössä yhtiökokouksen puheenjohtajan tehtävänä on kokouksen aikana ehdottaa parhaaksi katsomaansa äänestystapaa kokousväelle, jonka jälkeen puheenjohtaja avaa keskustelun äänestystavasta. Ellei muita ehdotuksia äänestystavasta esitetä, toteaa puheenjohtaja ehdottamansa äänestystavan tultua hyväksytyksi. Yhtiökokouksella on kuitenkin viime kädessä valta päättää äänestystavasta, joten yhtiökokouksen puheenjohtaja ei voi tässäkään asiassa jyrätä yhtiökokouksen enemmistön tahdon yli.
Nimenhuutoäänestys on usein käytetty, helppo ja kätevä tapa äänestää sellaisista asioista, joissa valitaan kahden vaihtoehdon välillä. Nimenhuutoäänestys on ollut vuosikaudet käytössä ns. perinteisissä yhtiökokouksissa, joten se luonnollisesti täyttää edellä mainitut lain asettamat edellytykset. Nimenhuutoäänestyksessä toimitaan käytännössä niin, että esim. kokouksen sihteeri lukee vuorotellen ääni- ja osallistujaluettelosta läsnä olevien osakkaiden nimet ja äänimäärät. Kukin osakas ilmoittaa vuorollaan miten äänestää, esim. kannattaako vai vastustaako päätösesitystä, ja ääntenlaskijat pitävät kirjaa annetuista äänistä. Tämä onnistuu helposti myös niissä kokouksissa, joissa osa osakkaista osallistuu etäyhteyden välityksellä ja osa paikan päällä.
Jos yhtiökokouksessa äänestetään sellaisesta asiasta, joka herättää suuria tunteita ja josta on kenties ollut suurta eripuraa yhtiössä, ei nimenhuutoäänestys välttämättä ole paras vaihtoehto. Sama pätee hallituksen jäsenten valintaan etenkin silloin, kun valitaan useampi jäsen ja ehdolle on asettunut monta eri henkilöä. Näissä tilanteissa on usein viisainta järjestää lippuäänestys siten, että äänestyslipukkeille kirjataan kunkin läsnä olevan huoneiston osalta huoneiston numero ja äänimäärä. Jos huoneiston numero jätetään pois, on kyse suljetusta lippuäänestyksestä. Tavallinen lippuäänestys on mahdollista toteuttaa myös silloin, kun osa osakkaista osallistuu etäyhteydellä. Tällöin toimitaan niin, että etäosallistujat lähettävät äänestyskantansa esim. ääntenlaskijalle sähköpostiviestillä, jossa mainitaan myös huoneiston numero ja osakkeenomistajan nimi. Sähköpostiviestin vastaanottaja kirjoittaa äänestyskannanoton samanlaiselle äänestyslipukkeelle, jota läsnä olevat osakkeenomistajat käyttävät äänestyksessä. Äänestysliput laitetaan lopuksi kaikki samaan pinoon ja ääntenlasku voi alkaa.
Täysin suljettu lippuäänestys ei edellä kuvatulla tavalla menetellessä ole mahdollinen, sillä sähköpostien vastaanottaja saa tietää miten etäyhteyksillä osallistujat äänestivät. Hyvin lähelle perinteistä suljettua lippuäänestystä kuitenkin päästään, sillä vain yhdellä henkilöllä on tieto siitä, miten etäosallistujat äänestivät, eikä hänellä luonnollisestikaan ole lupaa jakaa tätä tietoa kenenkään kanssa. Menettely on melko turvallinen ja äänestystuloksen oikeellisuus on helppo tarkistaa jälkikäteen, varsinkin silloin, kun äänestyslipukkeille on merkitty myös huoneistojen numerot. Periaatteessa saman voi toteuttaa myös siten, että äänestyskannan ilmoittaminen suoritetaan lähettämällä esim. ääntenlaskijalle tekstiviesti. Tämän ei kuitenkaan nähdäkseni voida katsoa olevan yhtä hyvä tapa äänestää, sillä osakkaiden puhelinnumerot eivät välttämättä ole yhtä hyvin yhtiön tiedossa, kuin sähköpostiosoitteet. Etäosallistujien on yleensä ennen yhtiökokousta ilmoitettava yhtiölle sähköpostiosoitteensa, johon kokousjärjestelmään tarvittava linkki lähetetään. Suosittelen ehdottomasti toimimaan näin, sillä se helpottaa osakkaiden tunnistamista ja se voi edistää ääntenlaskennan oikeellisuuden varmistamista, kun etäosallistujien sähköpostiosoitteet tulevat yhtiön tietoon jo ennen yhtiökokousta.
Vaikka etäosallistuminen yhtiökokoukseen saattaa monen taloyhtiön mielestä vaikuttaa hankalalta ja monimutkaiselta, kannattaa sitä vallitsevissa olosuhteissa ehdottomasti kokeilla. Riski siitä, että etäyhtiökokouksen päätökset todettaisiin jälkikäteen käräjäoikeudessa pätemättömiksi menettelyvirheen takia, on nähdäkseni hyvin pieni, ja korkeintaan aavistuksen suurempi kuin perinteisen yhtiökokouksen osalta. Jotta osakkeenomistajan moitekanne voisi menestyä, on menettelyvirheen oltava sen verran vakava, että virhe on voinut vaikuttaa päätöksen sisältöön tai osakkeenomistajan oikeuteen muuten. Tällaiset virheet ovat onneksi melko harvinaisia. Kannattaa siis rohkeasti kokeilla, me Kiinteistöliitto Uusimaan asiantuntijat autamme ja neuvomme mielellämme, jos etäyhtiökokouksien järjestämisen yhteydessä herää kysymyksiä tai tulkintaerimielisyyksiä.
Kirjoittaja on Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies, varatuomari Niklas Lindberg.
