En styrelse som är alert och husbolagets ekonomi i skick
Långsiktig ekonomiplan
En planerad ekonomi är en stadig grund för husbolag att bygga sin framgång på. Det handlar inte enbart om kalkyler och budgetar, utan om att löpande bedöma, förutse och fatta beslut. Det är viktigt att bolaget är framsynt och förberett, och inte enbart reagerar.
Det första steget mot en hållbar ekonomihushållning är att upprätta en långsiktig ekonomiplan. Planen sträcker sig över flera år och innehåller en uppskattning av husbolagets inkomster och utgifter samt behövliga reparationer och investeringar. En omsorgsfullt upprättad ekonomiplan hjälper husbolaget att hantera risker och säkerställa att ekonomin står på en hållbar grund även i framtiden.
Husbolagets strategi
Husbolaget kan ha en strategi som höjer nivån, en strategi som bevarar nivån eller en strategi där man använder något tills det är slutförbrukat. Strategin kan även vara en kombination av dessa, då man till exempel planerat och övervägt använder en viss byggnadsdel tills den nått slutet på sin livslängd och därefter förnyar den så att den motsvarar aktuell nivå. Det viktigaste är att bolaget har en planerad strategi och ett mål som följs upp och som aktieägarna är medvetna om. Den långsiktiga strategin anger riktlinjerna för vilka beslut som fattas i bolaget. Då blir de planenliga aspekter som aktieägarna och de boende ser som viktiga beaktade när renoveringar och underhållsarbeten görs.
En långsiktig ekonomiplan och strategi i kombination med att de följs sparar aktieägarnas pengar så att det inte går som i vissa fall. Det finns bolag där man för ett par år sedan har bytt värmeväxlare och takfläktar för mer än etthundratusen euro och sedan beslutat att byta uppvärmningsform, vilket har lett till att de anskaffningar som gjordes för ett par år sedan har blivit onödiga.
Styrelsens ansvar
Bostadsaktiebolagets styrelse har en central roll när det kommer till att upprätta budgeten och godkänna den. Budgeten är en del i husbolagets långsiktiga plan. Här följer några av styrelsens viktigaste uppgifter när det gäller att upprätta budgeten.
Styrelsens första uppgift är att uppskatta husbolagets förestående inkomster och utgifter. Det här omfattar bland annat vederlagen från de boende, hyresinkomster, eventuella andra inkomster samt husbolagets löpande utgifter som kostnaderna för fastighetsunderhåll, försäkringar, administration osv.
När budgeten upprättas är det viktigt att fokusera på framtiden och inte endast kopiera föregående års kostnadsutfall. Styrelsen bör uppskatta vilka investeringar och reparationer som behövs under det kommande året med beaktande av bolagets långsiktiga plan.
Styrelsen uppgift är att säkerställa att budgeten är i balans. Det här kan kräva balansering genom till exempel en höjning av vederlagen eller kostnadsbesparingar för att säkerställa att husbolaget kan täcka alla sina kostnader utan att råka ut för ekonomiska svårigheter och större överraskningar.
Framläggande och godkännande av budgeten vid bolagsstämman
Till sist ska styrelsen lägga fram budgeten för bolagsstämman. Bolagsstämman behandlar budgeten och gör behövliga ändringar innan den godkänns. Bolaget är det slutgiltigt beslutande organet i fråga om budgeten, men styrelsen har en central roll i beredningen och för att lägga fram förslag.
Sammanfattningsvis kan det konstateras att det är livsviktig för husbolagets framgång att ha en planerad ekonomi. En väl upprättad ekonomiplan och strategi samt de boendes delaktighet är faktorer som har en nyckelroll i att säkerställa ekonomisk hållbarhet på lång sikt och ett framgångsrikt husbolag.
Styrelsen ska vara alert och steget före – inte reagera!
Ville Hopsu
rådgivande jurist
Kiinteistöliitto Uusimaa
