Husbolagens styrelser behöver incitament – styrelsearvodena skattefritt?
När arbetet kring bolagsstämman är som mest intensivt har man i många bolag igen fått inse hur svårt det att hitta personer som är villiga och komma med i styrelsen. På stämman, både på plats och på distans, råder det alldeles för ofta fullständig tystnad efter att ordföranden har hört som för om personer villiga att ställa upp i nästa styrelse. Med tanke på husbolagets intressen och aktieägarnas plånbok är det emellertid viktigt att få bra medlemmar i styrelsen, eftersom det är en risk för husbolaget och kan bli dyrt för aktieägarna att husbolaget helt styrs av en professionell disponent eller har en fullständigt passiv styrelse.
En kompetent styrelse som driver bolagets intresse gagnar hela husbolaget
Husbolagets viktigaste och mest betydande egendom utgörs av dess fastighet och byggnader som bolaget ledning ska se till. Behövliga renoveringar kan inte hela tiden skjutas upp för att undvika att vederlagen stiger. Styrelsen ska fokusera på att vederlagsmedlen används förnuftigt. Eftersom uppvärmningskostnaderna som vi vet har stigit kraftigt på senare tid, kan en förnuftig användning av vederlagen för närvarande betyda till exempel åtgärder som siktar till att minska värmeförbrukningen i husbolaget. Med tanke på aktieägarna och deras plånböcker är det i varje fall viktigt att det i styrelsen finns så kompetenta personer som möjligt som funderar på vilka åtgärder det är mest klokt att vidta för att bevara bolagets egendom. Om renoveringarna görs helt enligt vad disponenten anser finns det en beaktansvärd risk att man renoverar i onödan eller onödigt dyrt, eftersom disponentföretaget ofta debiterar en viss procentuell andel av slutsumman för renoveringsprojektet.
En bra styrelse agerar aktivt och tar reda på saker och ting
Till styrelsens uppgifter hör också att välja disponent och på ett behörigt sätt tillse disponentens verksamhet. Till styrelsens tillsynsansvar hör att leda och aktivt följa disponentens verksamhet samt vid behov ingripa i missförhållanden med en reklamation. En bra styrelse förhåller sig inte endast passiv, utan försöker även själv ta reda på hur saker förhåller sig och är intresserad av husbolagets frågor. Ett välfungerande samarbete mellan styrelsen och disponenten bygger på förtroende, vilket dock inte utesluter kritiskt tänkande eller motiverat ifrågasättande. Om något disponenten påstår inte ryms i styrelsemedlemmens sunda förnuft är det fullständigt tillåtet att ifrågasätta, diskutera och be om motivering. Vår telefonrådgivning betjänar våra medlemmar bland annat just i dessa situationer då en aktiv och engagerad styrelsemedlem ringer och hör sig för om någonting verkligen kan vara på det sättet som disponenten påstår.
Det har kommit många nya som jobbar i disponentbranschen, som till exempel personer som bytt yrke, och en disponent som är ny i branschen har nödvändigtvis inte mer information eller kunnande än någon av styrelsemedlemmarna, och inte heller alltid en mer erfaren. Som jag ser det är det ett oroande tecken om disponenten inte förmår diskutera eller motivera utan endast blir förargad på en styrelse som ställer motiverade frågor. Visserligen är det bäst att ta det lugnt även här, och det som eftersträvas är en gyllene medelväg eftersom man inte kan stoppa ärendenas gång för att i varje fråga föra långa diskussioner och kräva motiveringar. Det bör finnas inbördes förtroende, men samtidigt bör styrelsen inte låta disponenten köra över den och styra styrelsen som hen vill.
Styrelsearbete är inte ett straff utan ett betydelsefullt förtroendeuppdrag
Utifrån allt det som nämns ovan kommer vi igen fram till att det är viktigt för husbolaget att ha en bra styrelse. När man beaktar att nationalförmögenheten i Finland till en stor del består av fastigheter måste vi redan enbart med tanke på det allmänna intresset och landets ekonomi komma bort från att man ”måste vara med” i styrelsen, och i stället ”får vara” det. Alldeles för ofta upplevs det som ett straff att hamna i styrelsen; som exempel kan nämnas en ny aktieägare som infinner sig till bolagsstämman, öppnar munnen och ställer frågor. Ofta behöver den nya aktieägaren inte ens öppna munnen förrän hen redan till hälften har tvingats med i styrelsen, när hen inte vågar säga nej. Men det är också för aktieägarens egen del förnuftigt att försöka komma med i styrelsen, för den vägen kan man påverka också skötseln av den egna egendomen. Det här incitamentet räcker bevisligen dock inte till, utan det behövs också något annat.
I lite större husbolag betalas det ofta ett litet arvode till styrelsen, vilket kan sägas vara minst sagt skäligt att man gör, eftersom det onekligen går åt en hel del tid till styrelsearbetet som kunde användas för något annat. Särskilt i mindre bolag stöter man här på hinder som beskattning och den medföljande byråkratin för betalning av styrelsearvoden. Om husbolaget inte har en professionell disponent kan anmälningarna till inkomstregistret och beskattningen i sig utgöra hinder för att betala ens ett litet arvode till styrelsen. I små bolag där alla boende är aktieägare och styrelsen består av aktieägare kan det kännas fånigt att använda de vederlag som tas ut av aktieägarna till att betala skatt och använda extra tid för byråkrati när man vill uppmuntra kompetenta personer att utnyttja sina begränsade tidsresurser för att omsorgsfullt sköta den gemensamma egendomen och husbolaget. Alltför ofta går det så i den här ekvationen att man inte betalar arvoden och bildligt drar långsticka om vem av aktieägarna som hamnar i styrelsen i stället för att de bästa och mest kompetenta sitter där.
Det behövs fler incitament – kunde arvodena betalas skattefritt?
Min åsikt är att det bör betalas ett arvode skattefritt till en person som är aktieägare och med i bolagets styrelse på samma sätt som det betalas kostnadsersättningar i företag för till exempel användningen av egen bil för körningar i arbetet. Styrelsearvodet kan bra ses som en ersättning för förlorad tid och kunde begränsas till situationer då en aktieägare sitter med i husbolagets styrelse, eller varför inte även en hyresgäst i ett husbolag. Totalt utomstående, ofta styrelseproffs, kan således uteslutas så att det fortfarande betalas skatt på deras arvoden som hittills. För att förebygga missbruk kan den skattefria kostnadsersättningen bra begränsas till ett visst skäligt belopp per räkenskapsperiod, och på ett överskridande belopp betalar man skatt precis som nu.
Genom att möjliggöra skattefria ersättningar till styrelsemedlemmar som är aktieägare i husbolaget kan man skapa ett lämpligt incitament för att de bästa kommer med i husbolagets styrelse, och att man inte längre hamnar där. I Finland finns det mycket av eftersatta reparationer, och nya skyldigheter till energieffektivitet med mera blir säkert aktuellt i framtiden, varför det med tanke på det allmänna intresset och landets ekonomi är bra att husbolagen har så bra styrelser som möjligt som ser till den också nationellt betydande fastighetsegendomsmassan så bra som möjligt.
Skribenten är vicehäradshövding Niklas Lindberg, jurist vid Kiinteistöliitto Uusimaa.
