Ny medlem i bostadsbolagets styrelse? Ta del av de första anvisningarna för styrelsearbete

Högsäsongen för husbolagets bolagsstämmor är här igen. Nyvalda styrelsers organisering och igångsättning kan underlättas för en ny medlem genom samlade svar på de vanligaste frågorna om styrelsearbete.

Konstituerande möte, vad händer där?

Under sitt första möte under mandatperioden organiserar styrelsen sin verksamhet genom att komma överens om sina arbetsmetoder. Vanligtvis direkt efter att bolagsstämman som valt styrelsen har avslutats, ber disponenten styrelsemedlemmarna att stanna kvar för det här mötet.

Vanligtvis väljer styrelsen sin ordförande under det konstituerande mötet. Detta tillvägagångssätt rekommenderas eftersom styrelsens ordförande bör njuta av förtroendet från styrelsens medlemmar. Ofta föreskrivs det också explicit i föreningens stadgar att styrelsen själv väljer ordförande. Om det inte finns något sådant krav om valet av ordförande i föreningens stadgar, kan bolagsstämman som väljer styrelsen också bestämma om styrelsens ordförande, men detta sker sällan.

Praktiska frågor, vad ska man komma ihåg?

Redan under sitt första möte bör styrelsen komma överens om kommande mötesrutiner och kommunikation under mandatperioden: när och var möten hålls, vilka fjärranslutningar som används, hur möten kallas in, hur man agerar i brådskande situationer. Samtidigt kan man preliminärt kartlägga vad som ska göras under mandatperioden, vilka medlemmarnas expertområden och intresseområden är och hur arbetsuppgifterna fördelas mellan styrelsen och förvaltaren.

Det är också viktigt att se till att aktuella uppgifter om styrelsens medlemmar anmäls till Patent- och registerstyrelsen för registrering i handelsregistret. Jag rekommenderar också att uppdatera uppgifterna om styrelsens medlemmar för er fastighetsförening, så att de medlemmar som har rätt till medlemstjänster kan använda dem vid behov. För bostadsbolag som är medlemmar i Finlands Svenska Fastighetsförening kan ändringar i kontaktuppgifterna göras genom denna länk Ändra kontaktuppgifter

Bolagets dokument, vad bör man bekanta sig med?

Det är en bra början för en nyvald styrelsemedlem att bekanta sig med bolagets dokument från bolagets stadgar: vad sägs där om avgifter, utrymmen som är under delat ägande och förvaltning av bolaget, finns det bestämmelser om underhållsansvar eller köpoptioner. Det är viktigt att känna till de centrala avtalsvillkoren och prisgrunderna för föreningens viktigaste avtal. Det är lämpligt att gå igenom åtminstone förvaltningsavtalet, fastighetsskötselavtalet och försäkringsavtalen och överväga eventuella behov av uppdateringar.

Det är också bra att bekanta sig med tidigare mötesprotokoll samt dokument som rör bolagets ekonomi och fastigheternas skick. Styrelsemedlemmens rätt till information om föreningens angelägenheter är inte begränsad. Under sin mandatperiod har styrelsemedlemmen rätt att ta del av alla bolagets dokument.

Närvarorätten vid möten, vem har den?

Varje ordinarie medlem i styrelsen har rätt att delta i styrelsens möte. Endast jävighet i det behandlade ärendet begränsar styrelsemedlemmens deltagande. En styrelsemedlem som är jävig har inte rätt att yttra sig, föreslå beslut eller rösta. Styrelsen kan också förbjuda en jävig medlem att delta i behandlingen av det aktuella ärendet. En styrelsemedlem är jävig om hen till exempel är involverad i ett avtal mellan föreningen och sig själv.

Närvarorätten vid styrelsens möte är personlig, vilket innebär att en styrelsemedlem inte kan bemyndiga ett ombud att delta i mötet för sin räkning. Disponenten har rätt att närvara vid styrelsens möten om inte styrelsen uttryckligen beslutar annorlunda i något ärende. En styrelsesuppleant har rätt att delta i styrelsens möten endast när hen agerar som ordinarie medlems ersättare. Styrelsen kan med sitt beslut tillåta en suppleant eller annan part, såsom en expert, att närvara vid sitt möte.

Besluten, hur fattas de?

Styrelsen är beslutsmässig när mer än hälften av det utsedda antalet styrelsemedlemmar är närvarande, om inte stadgarna föreskriver ett större antal. Om det finns fem medlemmar i styrelsen är styrelsen beslutsmässig när minst tre medlemmar är närvarande. Om det däremot finns tre medlemmar i styrelsen är styrelsen beslutsmässig när två medlemmar är närvarande. När man räknar antalet medlemmar anses de jäviga inte vara på plats.

Styrelsens arbetskultur bör inkludera att styrelsen strävar efter enighet i beslut i den mån det är möjligt. Olika åsikter är naturligtvis en del av det, men styrelsen bör genom diskussion sträva efter att nå samförstånd. Ibland kan inte enhet uppnås trots ansträngningar och då kan det vara nödvändigt att rösta i styrelsen. Varje närvarande medlem i styrelsen har en röst. Endast ordinarie styrelsemedlemmar kan delta i beslut, om inte en styrelsesuppleant agerar i stället för en ordinarie medlem.

Styrelsen fattar alla beslut med enkel majoritet om inte stadgarna föreskriver annat. Till exempel, om det finns fem medlemmar i styrelsen, uppnås majoritet genom 3-2 eller 4-1 röster. Om det finns en jämn omröstning, avgör ordförandens röst.

Det är bra att komma ihåg att styrelsen också kan fatta beslut utan att hålla ett möte. Det kan ske till exempel via e-postkorrespondens, telefon eller genom att skicka ett beslutsmötesprotokoll för underskrift av styrelsemedlemmarna. Det viktiga är att alla styrelsemedlemmar så långt det är möjligt får möjlighet att delta i behandlingen av ärendet. Om ett beslut fattas utan att hålla möte måste det alltid dokumenteras, undertecknas, numreras och förvaras på samma sätt som styrelsens mötesprotokoll i allmänhet.

Styrelsemötesprotokollet, offentligt eller hemligt?

Lagen om bostadsaktiebolag innehåller inga bestämmelser om styrelsemötesprotokollens offentlighet. Styrelsen beslutar själv om och i vilken omfattning den lämnar ut sina mötesprotokoll till föreningens medlemmar eller informerar dem om dem. Informationen som är föremål för sekretess, såsom personlig integritet eller affärshemligheter, får naturligtvis inte delas.

En bra praxis är att informera aktieägarna om åtminstone de viktigaste besluten som fattats av styrelsen. Dessutom bör styrelsen observera lagen som ger en aktieägare rätt att få information om ett beslut som rör dennes ägande av aktier i förhållande till bolaget eller en annan aktieägare, exempelvis beslut som rör en aktieägares renoveringar. På begäran av aktieägaren ska informationen lämnas skriftligt. Styrelsen kan då besluta om den ska ge aktieägaren en utskrift av mötesprotokollet eller till exempel en separat skriftlig anmälan där det beslut som berör aktieägaren framgår.

Med dessa rättsliga anvisningar önskar jag dig motivation och rätt inställning till det värdefulla styrelsearbetet – vid behov står experter på Kiinteistöliitto Uusimaa / Finlands Svenska Fastighetsförening till din tjänst.

Katriina Sarekoski
Jurist, vicehäradshövding