Husbolagens bolagsstämmor på tryggt sätt även i coronatider – praktiska tips
Beredskapslagen som togs i bruk redan i våras gjorde det möjligt att skjuta upp bolagsstämman till slutet av september. Det har många husbolag i Nyland gjort och när hösten nu kommer hålls det en mängd stämmor som ordnas på olika sätt. ”Också i föreningens rådgivning börjar det dyka upp en del frågor om bolagsstämmorna”, säger Katriina Sarekoski som är ledande jurist på Kiinteistöliitto Uusimaa.
Efter en lugnare sommar har coronaläget nu försämrats och alla försiktighetsåtgärder för att hindra smittspridning bör beaktas mycket noggrant.
Husbolagen har olika alternativ för att ordna deltagandet i stämman. I alla de tre första fallen ska det finnas en fysisk plats där bolagsstämman ordnas, men för att begränsa antalet deltagare och skydda till exempel riskgrupper kan man välja även andra sätt för aktieägarna att delta.
- Delta i stämman på plats
Lokalen ska vara tillräckligt rymlig för att säkerställa att tryggt avstånd kan hållas. Personer som är sjuka eller misstänker smitta ska uppmanas att hålla sig borta från stämman och eventuellt ge någon annan deltagare fullmakt. Det är bra att skaffa ansiktsmasker och tillräckligt med handsprit för dem som deltar på plats.
- Delta på distans
Det är önskvärt att aktieägarna i den rådande situationen ska kunna delta i stämman även på distans. Då är det bra att avsätta tillräckligt med tid före mötet för att testa tekniken och instruera deltagarna. Distansdeltagande kan ordnas även per telefon eller videoförbindelse om det inte finns någon teknisk mötesplattform att tillgå.
Också i framtiden är det bra att inkludera deltagande på distans som ett alternativ att delta i stämmor och möten.
- Skriftligt förhandsdeltagande
Aktieägarna kan ges möjligheten att uttala sin åsikt om alla beslutspunkter på stämman på en deltagandeblankett som skickas ut i förväg. Här bör man se till att det finns tillräckligt med tid för att svara och att man kan lämna svaren till disponenten på flera sätt.
I praktiken går förhandsdeltagandet till så att aktieägaren får ett utkast till mötesprotokoll med styrelsens beslutsförslag antecknade. Utifrån detta kan aktieägaren rösta antingen för eller mot vid varje beslutspunkt.
- Beslut utan att bolagsstämma hålls
Att fatta beslut på detta sätt kommer i fråga endast om alla aktieägare är ense för det första om att ärendet avgörs utan att bolagsstämma hålls och för det andra är ense om innehållet i det egentliga beslutet. Alla aktieägare ska delta i beslutsfattandet. Någon särskild stämma behöver inte hållas utan besluten antecknas enhälligt i protokollet. Det här sättet att hålla stämma är möjligt i små bolag, eller när det handlar om ett enskilt ärende.
”Det finns alltså många sätt att delta i bolagsstämman. Det är fint att märka att man i och med coronaepidemin har börjat ta i bruk nya sätt att delta och att aktieägarna blivit allt bättre på utnyttja digitala verktyg. Också aktiviteten att delta har ökat”, kommenterar verksamhetsledare Mika Heikkilä på Kiinteistöliitto Uusimaa.
”Bolagsstämmans beslut är viktiga för att verksamheten i husbolaget ska löpa. Utan beslut kan till exempel inga renoveringsprojekt inledas. Eftersom hälsoriskerna ökar när man samlas är det bra att aktieägarna kan välja olika sätt att delta utan att bolagsstämman för den skull blir alldeles för komplicerad”, tillägger Heikkilä.
