Med lite eftertanke blir det bra – iakttagelser om ansökan om elektronisk ägaranteckning

Just nu sker överföringen av bolagens aktieböcker till Lantmäteriverket i allt raskare takt. För det är den här hösten den mest hektiska tiden. Samtidigt har aktieägarna börjat ansöka om elektroniska ägaranteckningar och makulering av aktiebrev på papper. Ändringen medför mycket nytt att lära för oss alla.

Bostadsdatasystemet och omändringen av aktieböckerna till elektroniskt format har under de senaste dagarna fått rikligt med spaltutrymme i och med de omfattande artiklar i ämnet som Taloussanomat och Helsingin Sanomat har publicerat. Bra att det publicerades! Ett par ställen i artiklarna behöver dock enligt mig preciseras.

Taloussanomat skrev om de överraskande praktiska problem som en ny ägare möter och som är en följd av att aktierättigheterna ännu inte finns. Det hade varit bra att samtidigt berätta att det i någon mån också finns lösningar på problemen. Mer om dem senare. Som det framfördes i artikeln, beror de uppräknade problemen på en fördröjning i registreringen av det elektroniska ägandet. Även om man ansöker om anteckning genast efter bostadsköpet, konstaterades att handläggningen kan ta så mycket som 9 veckor i anspråk.

Om ägaren inte har bytts, brådskar ansökan inte

Om ägaren inte har bytts brådskar det inte att ansöka om ägaranteckning, och de problem som nämns i Taloussanomat gäller inte heller ”gamla” aktieägare. Nu belastas servicen och registreringen delvis i onödan av ansökningar som det skulle finnas gott om tid att sköta. Om ägaren inte har bytts är tiden för att ansöka om makulering av aktiebrevet och ansökan om elektronisk ägaranteckning 10 år från att bolaget har överfört upprätthållandet av aktieboken.

Nytt är att handläggningstiderna nu har uppgetts separat för de ansökningar där ägaren har bytts och för dem där ägaren inte har bytts. Det vill säga man börjar prioritera situationer med ägarbyte vid handläggningen av ansökningar om anteckning, vilket är en bra sak. Positivt jämfört med den tidigare nämnda fördröjningen på 9 veckor är också att den angivna genomsnittliga handläggningstiden för registrering vid ägarbyte är 3–4 veckor.

Tre till fyra veckor är även det en lång tid att vänta när man som ny ägare vill påbörja renoveringen i sin lägenhet eller vill kunna rösta om viktiga saker på bolagsstämman. Man kan förbereda sig för situationen på så sätt att säljaren i samband med att köpet ingås befullmäktigar köparen att till exempel ansöka om tillstånd för ändringsarbete hos bolaget och företräda lägenheten vid bolagsstämman under den tid då den elektroniska ägaranteckningen ännu inte har gjorts vid Lantmäteriverket.

Vem ska ansöka om elektronisk ägaranteckning?

Vid funderingar kring vem som ska ansöka om elektronisk ägaranteckning spelar det roll vem som innehar aktiebrevet. Om aktiebrevet utgör säkerhet för lån kan aktieägaren inte själv lämna aktiebrevet (på papper) till Lantmäteriverket. Om aktiebrevet däremot finns hos aktieägaren kan denne själv ansöka om ägaranteckning. Om ägaren inte har bytts är det önskvärt att det sker lite senare när man åtgärdat de värsta arbetsanhopningarna på Lantmäteriverket.

Om man själv ansöker om elektronisk ägaranteckning är ett alternativ att lämna aktiebrevet och ansökningsblanketten hos Lantmäteriverkets kundtjänst. I Helsingin Sanomats artikel framgick det att kundservicen har varit överbelastad på senare tid. På grund av detta rekommenderade Janne Murtoniemi som är ansvarig direktör för bostadsärenden på Lantmäteriverket att man skickar ansökningsblanketten och aktiebrevet på papper per post, i stället för att själv lämna dessa hos kundservicen. I artikeln konstaterades att man kan rekommendera brevet om man så önskar, men att det inte är obligatoriskt.

Fastighetsförbundet rekommenderar användning av assurerad försändelse

Fastighetsförbundets åsikt vad gäller det anvisade sättet att skicka brevet är en helt annan. Vi rekommenderar inte att aktieägarna skickar aktiebrev som vanlig brevpost till Lantmäteriverket, och inte ens som rekommenderat brev. Trots att risken att ett aktiebrev som skickas per post försvinner är liten, bör man komma ihåg att ett aktiebrev är ett värdepapper. Om det försvinner ska det försvunna aktiebrevet dödas i tingsrätten.

Dödandet tar tid och leder till kostnader för aktieägaren. Posten ersätter inte skadan om aktiebrevet skickades som vanligt eller rekommenderat brev. Om aktiebrevet och ansökningsblanketten postas ska man skicka dem som assurerad försändelse.

Posti: Ett bostadsaktiebrev är ett värdepapper – det får skickas via Posti endast som assurerad försändelse

Virpi Hienonen
ledande jurist
Suomen Kiinteistöliitto ry