Omröstning på bolagsstämma som hålls på distans
Till följd av coronapandemin har många husbolag under det gångna året raskt tagit i bruk distansdeltagande på bolagsstämman. Mottagandet har huvudsakligen varit positivt och i många bolagsstämmor har antalet deltagande aktieägare varit större än vanligt. En viss kritik har givetvis förekommit, och helt har man inte heller kunnat undvika kvistiga tolkningar eller smärre osäkerheter på bolagsstämmorna. En ofta upprepad fråga som jag fått svara på är hur omröstningen går till när en del av aktieägarna deltar i bolagsstämman på distans. I det följande redogör jag för hur omröstningen på bolagsstämmor som hålls på distans lyckas utan separata nätbaserade röstningsverktyg, som när de utvecklas vidare torde bli det mest pålitliga och bästa sättet att förrätta omröstning på distans i framtiden.
Enligt bostadsaktiebolagslagen är ett villkor för deltagande på distans att rösträkningens riktighet kan kontrolleras på motsvarande sätt som vid en vanlig bolagsstämma. Bostadsaktiebolagslagen har inga egentliga bestämmelser om röstningsförfarandet varför man i princip alltid bör fatta beslut om hur omröstningen ska göras separat på bolagsstämman i fråga. I praktiken har bolagsstämmans ordförande i uppgift att under stämman föreslå det omröstningssätt som hen anser vara bäst, varefter ordföranden öppnar diskussionen om det. Om inga andra förslag om hur omröstningen ska genomföras läggs fram konstaterar ordföranden att det förslag hen lagt fram godkänns. Bolagsstämman har emellertid i sista hand makt att besluta om omröstningssättet, varför stämmans ordförande inte heller i den här saken kan köra över den åsikt majoriteten på bolagsstämman har.
Omröstning med namnupprop är ett ofta använt, enkelt och behändigt sätt att rösta i frågor där valet står mellan två alternativ. Detta omröstningssätt har i åratal tillämpats vid s.k. traditionella bolagsstämmor varför det givetvis uppfyller de ovan nämnda villkor som lagen ställer. Omröstning med namnupprop går i praktiken till så att t.ex. stämmans sekreterare ur röst- och deltagarförteckningen i tur och ordning läser upp de närvarande aktieägarnas namn och antal röster. Samtliga aktieägare meddelar turvis hur de röstar, dvs. understödjer eller motsätter de sig beslutsförslaget, och rösträknarna för bok över de avgivna rösterna. Det här lyckas enkelt även på stämmor där en del av aktieägarna deltar på distans och en del är fysiskt närvarande.
Om omröstningen gäller en fråga som väcker starka känslor och som det råder stor oenighet om i bolaget, är namnupprop nödvändigtvis inte det bästa alternativet att rösta. Detsamma gäller valet av styrelsemedlemmar, i synnerhet om flera medlemmar väljs och många personer har ställt upp. Då är det ofta klokast att ordna omröstning med sedlar så att det på röstsedeln för samtliga närvarande lägenheter antecknas lägenhetens nummer och antal röster. Om lägenhetens nummer lämnas bort handlar det om omröstning med slutna sedlar. En vanlig omröstning med sedlar kan genomföras även då en del av aktieägarna deltar på distans. Då gör man så att de som deltar på distans skickar sin åsikt i omröstningen till t.ex. rösträknarna per e-post, där även lägenhetens nummer och aktieägarens namn nämns. Mottagaren antecknar den företrädda åsikten i omröstningen på en likadan röstsedel som de närvarande aktieägarna använder för att rösta. Alla röstsedlar läggs till slut i samma hög och rösträkningen kan påbörjas.
En fullständigt sluten omröstning är inte möjlig på det ovan nämnda sättet eftersom den som tar emot e-postmeddelandet får veta hur de som deltar på distans röstade. Man kommer dock mycket nära en traditionell omröstning med slutna sedlar eftersom endast en person vet hur de som deltog på distans röstade, och hen har givetvis inte lov att yppa denna information till någon annan. Förfarandet är mycket tryggt och röstningsresultatets korrekthet är enkel att kontrollera i efterhand, i synnerhet när även lägenheternas nummer finns antecknade på röstsedlarna. I princip kan detta även genomföras så att deltagarna meddelar hur de röstar i ett sms till t.ex. rösträknarna. Såvitt jag kan se kan detta emellertid inte anses vara ett lika bra sätt att rösta, eftersom bolaget inte har lika bra kännedom om aktieägarnas telefonnummer som om deras e-postadresser. De som deltar på distans ska vanligtvis meddela sin e-postadress till bolaget före bolagsstämman och den länk som behövs för mötesarrangemangen skickas till denna e-postadress. Jag rekommenderar absolut detta tillvägagångssätt eftersom det underlättar identifieringen av aktieägarna och bidrar till att säkerställa rösträkningens riktighet när bolaget vet e-postadresserna till dem som deltar på distans redan före bolagsstämman.
Trots att det för många husbolag kan kännas besvärligt och komplicerat med deltagande på distans i bolagsstämman, är det under rådande omständigheter absolut värt att försöka. Risken att de beslut som fattas på en bolagsstämma på distans i efterhand skulle förklaras ogiltiga av tingsrätten på grund av felaktigt förfarande är såvitt jag kan se mycket liten, och endast något större än vid en traditionell bolagsstämma. För att en aktieägares klandertalan ska ha framgång, ska det felaktiga förfarandet vara så pass allvarligt att det har kunnat påverka beslutets innehåll eller aktieägarens rätt i övrigt. Sådana fel är lyckligtvis ganska ovanliga. Det lönar sig alltså att försöka, vi experter på Kiinteistöliitto Uusimaa hjälper och ger gärna råd om det uppstår frågor eller meningsskiljaktigheter om tolkningen när bolagsstämman ordnas.
Skribenten är vicehäradshövding Niklas Lindberg, jurist vid Kiinteistöliitto Uusimaa.
