Verksamhetsgranskare – styrelsens plåga eller stöd?

Bestämmelser om verksamhetsgranskning och val av verksamhetsgranskare infördes för första gången i lagen om bostadsaktiebolag som trädde i kraft den 1.7.2010. Tidigare utsågs i bostadsbolag endast revisorer, men genom lagändringen reserverades begreppet revisor enbart för så kallade yrkesrevisorer (HT-, KHT- eller JHT-revisor eller revisionssammanslutning). De så kallade lekmännen blev därefter verksamhetsgranskare.

Verksamhetsgranskaren väljs ofta bland bolagets boende, medan revisorn i regel är en extern part. Eftersom verksamhetsgranskaren bor i bostadsbolaget har hen möjlighet att bedöma lagenligheten i bolagets förvaltning samt snabbt reagera på missförhållanden som upptäcks. Detta bör dock inte leda till ständig övervakning och kontroll av bolagets lednings åtgärder. Med jämna mellanrum får vår juridiska rådgivning frågor om verksamheten hos kanske alltför aktiva verksamhetsgranskare. I bästa fall är verksamhetsgranskaren ett stöd för styrelsen i krävande förvaltningsfrågor, men i värsta fall en plåga som oskäligt kan försvåra styrelsens arbete.

Om valet av verksamhetsgranskare

Bolaget ska ha en av bolagsstämman utsedd verksamhetsgranskare, om bolaget inte har någon revisor och bolagsordningen inte föreskriver något annat. Skyldigheten att välja antingen revisor eller verksamhetsgranskare bestäms således i regel i bostadsbolagets bolagsordning. Om bolaget har färre än 30 aktielägenheter kan bolagsordningen föreskriva att en verksamhetsgranskare utses i stället för en revisor. En verksamhetsgranskare kan alltid utses även utöver en revisor. Om bolaget inte har någon revisor kan även en i lagen angiven aktieägarminoritet kräva att en verksamhetsgranskare utses. Kravet ska framställas vid ordinarie bolagsstämma eller vid en bolagsstämma där ärendet enligt kallelsen ska behandlas. I mycket små bolag har man i vissa fall helt avstått från att utse både revisor och verksamhetsgranskare genom bestämmelser i bolagsordningen.

Verksamhetsgranskarens närvaro vid styrelsemöten

Enligt lagen om bostadsaktiebolag:

”Verksamhetsgranskaren har rätt att närvara vid och yttra sig på sådana styrelsemöten och bolagsstämmor där ärenden som hör till hans eller hennes uppgifter behandlas. Verksamhetsgranskaren ska närvara vid mötet, om de ärenden som behandlas är sådana att hans eller hennes närvaro är nödvändig.” (9:12.2)

Av lagbestämmelsen kan man få intrycket att verksamhetsgranskaren har en mycket omfattande rätt att på eget initiativ delta i styrelsemöten. Avsikten är dock inte att verksamhetsgranskarens närvaro vid styrelsemöten ska vara en automatik eller att möteskallelser till exempel alltid ska skickas även till verksamhetsgranskaren. Verksamhetsgranskaren ska inte sträva efter att styra förvaltningen i dess uppgifter, om inte styrelsen uttryckligen begär verksamhetsgranskarens utlåtande om lagenligheten i en viss åtgärd. Enligt bestämmelsen ska rätten att närvara vara kopplad till verksamhetsgranskarens uppgifter, såsom till exempel behandling av anmärkningar som riktats till styrelsen i verksamhetsgranskningsberättelsen.

Om utförandet av verksamhetsgranskningen

Verksamhetsgranskningen omfattar en granskning av bolagets ekonomi och förvaltning i tillräcklig omfattning med hänsyn till bolagets verksamhets art och omfattning. Verksamhetsgranskaren avger en verksamhetsgranskningsberättelse över utförandet av granskningsuppdraget. Enligt lagen om bostadsaktiebolag ska ”bolagets styrelse och disponent ge verksamhetsgranskaren tillfälle att utföra granskningen i den omfattning som han eller hon anser nödvändig samt lämna sådana utredningar och sådan hjälp som verksamhetsgranskaren begär.” (9:12.1) I praktiken ska verksamhetsgranskaren ges tillgång till allt bolagets dokumentmaterial, inklusive till exempel styrelsens mötesprotokoll.

Lagen tar inte närmare ställning till tidpunkten för utförandet av verksamhetsgranskningsuppdraget. Enligt lagens förarbeten är avsikten dock att verksamhetsgranskningen i regel är en årsgranskning, om inte bolagsstämman beslutar eller det annars finns särskilda skäl till granskningsåtgärder under räkenskapsperioden.

Mia Pujals
direktör för juridiska ärenden, vicehäradshövding
Kiinteistöliitto Uusimaa