Vaaliohjesääntö

Ohjesäännön soveltaminen

Tämä vaaliohjesääntö koskee yhdistyksen kokouksia, joita Kiinteistöliitto Uusimaa kutsuu koolle ja pitää yhdistyslain ja sääntöjensä mukaan.

Yhdistyksen kokoukset

Hallituksen on toimitettava kutsu vuosikokoukseen kullekin jäsenelle kirjallisesti tai sähköpostitse jäsenen yhdistykselle ilmoittamaan osoitteeseen. Kutsu on lähetettävä vähintään kolme (3) viikkoa ennen kokousta. Kutsu lähetetään jäsenyhtiön puheenjohtajalle.

Hallitusvaalin valmistelu vuosikokousta varten

Kiinteistöliitto Uusimaan hallitus nimeää hallituksen jäsenten valinnan valmistelua varten vaalivaliokunnan.

Vaalivaliokunnan tehtävänä on esittää vuosikokoukselle erovuoroisten tilalle hallituksen jäsenet, tilintarkastajat sekä mm. näiden palkkiot ja kulukorvaukset ynnä tiedottaa jäsentaloyhtiöille mahdollisuudesta tehdä ehdotuksia hallitusjäseniksi.

Vaalivaliokunta esittää, ottaen huomion Kiinteistöliitto Uusimaan ja paikallisten Kiinteistöyhdistysten väliset yhteistoimintasopimukset, ehdokkaat hallituksen jäseniksi. Vuosikokous päättää erikseen hallituksen valinnan yhteydessä ensin yhteistyösopimuksen perusteella valittavan hallituksen jäsenen.

Vaalivaliokunta lähettää jäsentaloyhtiöille pyynnön tehdä ehdotuksia hallituksen jäseniksi vähintään viisi (5) kuukautta ennen vuosikokousta. Jäsentaloyhtiöiden hallituksilla on oikeus tehdä ehdotuksia Kiinteistöliitto Uusimaan hallituksen jäseniksi vaalivaliokunnalle. Myös Kiinteistöliitto Uusimaan hallituksella on mahdollisuus tehdä ehdotuksia vaalivaliokunnalle. Muiden yhteisöjen tai yksityisten henkilöiden esityksiä ei vaalivaliokunta käsittele.

Vaalivaliokunta kiinnittää esityksessään huomiota siihen, että uudet jäsenet edustavat mahdollisimman hyvin jäsenistöä sekä täydentävät hallituksen osaamista ja kokemuspohjaa.

Jäsentaloyhtiöiden ehdotukset hallituksen jäseniksi tulee toimittaa kirjallisesti kolme (3) kuukautta ennen vuosikokousta Kiinteistöliitto Uusimaan toimistoon osoitettuna vaalivaliokunnalle joko

  • postitse osoitteella Kiinteistöliitto Uusimaa/Vaalivaliokunta Annankatu 24, 00100 Helsinki tai
  • sähköpostitse vaalivaliokunta@ukl.fi

Suostumuksensa antaneesta ehdokkaasta ilmoitetaan samalla seuraavat tiedot:

  • jäsentaloyhtiön nimi, yhteystiedot, jäsennumero ja hallituksen käsittelypäivämäärä
  • ehdokkaan nimi, syntymäaika, ammatti, koulutus, työpaikka
  • luottamustehtävät kiinteistöalalla ja muualla

Vaalivaliokunnan esitys hallituksen jäseniksi ja tilintarkastajiksi on nähtävissä Kiinteistöliitto Uusimaan verkkosivulla ennen vuosikokousta.

Taloyhtiöiden edustautumisvalmistelut yhdistyksen kokouksia varten

Kiinteistöliitto Uusimaa on jäsentaloyhtiöittensä etujärjestö. Jäsentaloyhtiöiden edustajien valitsemiseksi yhdistyksen kokouksiin tulee menetellä seuraavalla tavalla:

  1. Mikäli taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja ei ole saanut itselleen Kiinteistöliitto Uusimaan kokouskutsua ja kokousaineistoa, Kiinteistöliitto Uusimaan on välittömästi toimitettava aineisto.
  2. Taloyhtiön hallitus käsittelee lähtökohtaisesti kokousaineiston.
  3. Puheenjohtajalla on oikeus asemansa perusteella osallistua Kiinteistöliitto Uusimaan yhdistyksen kokouksiin. Ellei puheenjohtaja itse osallistu, hallitus päättää, kuka osallistuu taloyhtiön edustajana yhdistyksen kokoukseen. Mahdollisen esteen varalta hallitus voi nimetä myös valtuutetun varamiehen.
  4. Valtuutuksen osoittamiseksi hallitus antaa edustajilleen valtakirjat, joihin on kirjoitettu kaupparekisterimerkinnän mukaisesti taloyhtiön toiminimi, ja/tai oikeaksi todistetut valtuutusta koskevat pöytäkirjanotteet.
  5. Koska taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voi osallistua yhdistyksen kokoukseen asemansa perusteella, hän ei tarvitse erillistä valtakirjaa. Hänen on pyydettäessä todistettava asemansa valtakirjojen tarkastamisen yhteydessä.
  6. Valtakirja voidaan antaa hallituksen päättämälle henkilölle, esim. hallituksen jäsenelle, osakkeenomistajalle, isännöitsijälle tai muulle henkilölle.
  7. Hallitus antaa edustajalleen tarvittavat ohjeet puhe- ja äänivallan käyttämiseksi.

Kokouksen valmistelu

Kiinteistöliitto Uusimaan hallitus antaa ohjeet valtakirjojen tarkastamisessa noudatettavista menettelytavoista, nimeää valtakirjojen tarkastajat ja valmistelee esityksen kokouksen puheenjohtajasta ja muista toimihenkilöistä.