Vaaliohjesääntö

Yhdistyksen vaaliohjesääntö hyväksyttiin ylimääräisessä yhdistyksen kokouksessa 7.3.2022.

VAALIOHJESÄÄNTÖ

Vaalivaliokunnan tärkein tehtävä on hallituksen vaalin valmistelu: ehdokkaiden tietojen tarkistus, haastattelut ja tasapuolisten esitysten tekeminen yhdistyksen jäsensivuille.

Vaalivaliokunnan tehtävänä on esittää vuosikokoukselle hallituksen jäsenten lukumäärä, jäsenet hallituksen erovuoroisten jäsenten tilalle, vaalivaliokunnan jäsenet, tilintarkastajat sekä näiden palkkiot, edustusrahat ja kulukorvaukset.

Tämän työn tehtyään vaalivaliokunta antaa parhaan näkemyksensä mukaisen ehdotuksen vuosikokoukselle mukana olleista ehdokkaista kuitenkin siten, että kaikki ehdokkaat ovat vaalissa mukana. Vaali käydään siis aina, paitsi jos ehdokkaita oli enintään valittavana olevien paikkojen verran.

Päätösvalta on siis jäsenillä ja vuosikokouksessa.

1. OHJESÄÄNNÖN SOVELTAMINEN

Tämä vaaliohjesääntö koskee Kiinteistöliitto Uusimaa ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) yhdistyksen kokouksia ja vaalivaliokunnan toimintaa.

2. YHDISTYKSEN KOKOUSTEN KOOLLE KUTSUMINEN

Hallituksen on lähetettävä jäsenille ennakkoilmoitus varsinaisen Yhdistyksen kokouksen ajasta ja paikasta kolme (3) kuukautta ennen kokousta. (Sääntöjen 8.1 §)

Hallituksen on toimitettava kutsu varsinaiseen Yhdistyksen  kokoukseen kullekin jäsenelle kirjallisesti tai sähköpostitse jäsenen Yhdistykselle ilmoittamaan osoitteeseen. Kutsu on lähetettävä vähintään kolme (3) viikkoa ennen kokousta. (Sääntöjen 8.2 §)

Hallituksen on toimitettava kutsu ylimääräiseen Yhdistyksen  kokoukseen jäsenille kirjallisesti tai sähköpostitse jäsenen Yhdistykselle ilmoittamaan osoitteeseen. Kutsu on lähetettävä vähintään kaksi (2) viikkoa ennen kokousta. (Sääntöjen 10.3 §)

Kutsu osoitetaan jäsenyhtiön puheenjohtajalle.

3. VAALIVALIOKUNTA

Yhdistyksellä on vaalivaliokunta, jonka jäsenet valitaan varsinaisessa Yhdistyksen kokouksessa myöhemmin esitetyn mukaisesti.

Vaalivaliokunnan tehtävänä on valmistella ja tehdä esitykset varsinaiselle Yhdistyksen kokoukselle tässä ohjesäännössä yksilöidyllä tavalla

• hallituksen jäsenten, valiokuntien, työryhmien ja tilintarkastajien palkkioista ja kulukorvauksista,
• hallituksen jäsenten valinnasta säännönmukaiselle toimikaudelle,
• tilintarkastajan valinnasta ja
• vaalivaliokunnan jäsenten valinnasta.

3.1 Vaalivaliokunnan kokoonpano ja toimikausi

Vaalivaliokunnan muodostavat viisi jäsentä, joista

• kolme valitaan Yhdistyksen varsinaisten jäsenten esittämistä ehdokkaista
• yksi valitaan Yhdistyksen hallituksen esittämistä ehdokkaista
• yksi valitaan Yhdistyksen hallituksen esittämänä riippumattomana asiantuntijana.

Vaalivaliokunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Vaalivaliokunta valitsee sihteerin joko keskuudestaan tai vaalivaliokunnan ulkopuolelta (ulkopuolinen ilman äänioikeutta).

Vaalivaliokunnan toimikausi alkaa Yhdistyksen varsinaisen kokouksen päätyttyä ja päättyy seuraavan Yhdistyksen varsinaisen kokouksen päättyessä.

Henkilö voidaan valita vaalivaliokunnan jäseneksi enintään viideksi toimikaudeksi peräkkäin. Tämän jälkeen hänet voidaan valita uudelleen vaalivaliokunnan jäseneksi, kun hän on ollut vähintään yhden toimikauden pois vaalivaliokunnasta.

3.2 Vaalivaliokunnan jäsenten kelpoisuus

Vaalivaliokunnan jäsenet pyritään valitsemaan siten, että vaalivaliokunnassa on asiantuntemusta ja kokemusta ainakin seuraavilta alueilta:

• järjestötoiminnan ja yhdistyslain tuntemusta
• kokemusta Yhdistyksen ja Suomen Kiinteistöliitto ry:n toiminnasta
• taloyhtiökentän tarpeiden ymmärrystä ja suosituksena kokemusta hallituksen puheenjohtajana toimimisesta
• Yhdistyksen hallitusjäsenten osaamistarpeen ymmärrystä, yhteistyökyvyn ja sosiaalisen kyvykkyyden tunnistamista
• sopivaa koulutusta ja/tai toimialaan liittyvää kokemusta

Vaalivaliokunnan jäsenellä tulee olla aikaa luottamustehtävän hoitamiseen.

Henkilövalinnoissa tulee huomioida vaalivaliokunnan jäsenten ominaisuudet kokonaisuutena siten, että vaalivaliokunta muodostuu kollektiivina laaja-alaiseksi osaajaksi.

Yhdistyksen hallituksen toimiva jäsen ei voi olla vaalivaliokunnan jäsen.

Yhdistyksen tai Suomen Kiinteistöliiton tai sen konserniyhtiöiden toimihenkilö ei voi olla vaalivaliokunnan jäsen.

Vaalivaliokunnan jäsen on esteellinen ehdottamaan itseään vaalivaliokunnan jäseneksi seuraavalle toimikaudelle.

3.3 Vaalivaliokunnan jäsenten vaalin valmistelu

Yhdistyksen hallitus esittää yhtä jäsentä sekä yhtä riippumatonta asiantuntijajäsentä valittaviksi vaalivaliokuntaan. Varsinainen Yhdistyksen kokous tekee hallituksen esittämien ehdokkaiden valinnat vaalivaliokunnan esityksen perusteella.

Varsinaisella jäsenellä on oikeus esittää vaalivaliokuntaan enintään yhtä ehdokasta. Jos jäsen ehdottaa useampaa ehdokasta, jäsenen ehdotus hylätään kokonaan.

Vaalivaliokunta valmistelee ja lähettää Yhdistyksen hallitukselle ja varsinaisille jäsenille pyynnön nimetä ehdokkaita vaalivaliokuntaan. Pyyntö ja ohjeet ehdokasasettelusta lähetetään jäsenille vähintään viisi kuukautta ennen varsinaista kokousta jäsenen jäsenrekisteriin ilmoittamaan osoitteeseen. Pyyntö ja ohjeet osoitetaan jäsenyhtiön puheenjohtajalle.

Ehdolle asettamisen viimeinen päivä on kolme kuukautta ennen varsinaista kokousta. Ohjeeseen kirjataan ehdokasasettelun viimeinen päivämäärä.

Varsinainen jäsen ei voi asettaa ehdokkaita vaalivaliokunnan jäsenen vaaliin ehdolle asettamisen viimeisen päivän jälkeen. Jos varsinaiset jäsenet eivät ole asettaneet vähintään kolmea ehdokasta vaalivaliokunnan jäsenten vaaliin, hallitus tekee ehdotukset siten, että vaalivaliokunta saadaan nimettyä täysilukuisena varsinaisessa kokouksessa.

Ehdotuksessa vaalivaliokunnan jäseneksi tulee olla seuraavat tiedot:

• varsinaisen jäsenen nimi, yhteystiedot, jäsennumero
• varsinaisen jäsenen allekirjoitettu pöytäkirjanote ehdokasesityksen päätöksestä
• ehdokkaan nimi, syntymävuosi, ammatti, koulutus, työpaikka ja työhistoria
• ehdokkaan luottamustehtävät kiinteistöalalla ja muualla
• ehdokkaan mahdolliset sidonnaisuudet, kuten kiinteistöalan palveluiden tuottaminen jäsenyhtiöille
• ehdokkaan kirjallinen suostumus vaalivaliokunnan jäsenen tehtävään.

Vaalivaliokunta pyrkii tarkistamaan kaikkien ehdokkaaksi ilmoitettujen tietojen oikeellisuuden ja jäsentää tasapuolisesti tiedot Yhdistyksen verkkosivuille.

Jokaisella ehdokkaalla on samanlainen mahdollisuus omaan esittäytymiseen verkkosivuilla ja kaikki vaalikelpoiset ehdokkaat esitetään ehdokkaina varsinaiselle kokoukselle.

3.4 Vaalivaliokunnan kokoontuminen

Vaalivaliokunnan puheenjohtaja vastaa siitä, että vaalivaliokunta kokoontuu tarvittaessa.

Vaalivaliokunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja ja vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä. Toimikauden aikana vaalivaliokunnasta eronneita jäseniä ei lasketa mukaan päätösvaltaisuutta arvioitaessa.

Vaalivaliokunnan päätökseksi tulee se mielipide, jota kannattaa yli puolet läsnä olevista jäsenistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.

Vaalivaliokunnan kokouksista pidetään pöytäkirjaa.

4. HALLITUKSEN JÄSENTEN VAALI

4.1 Hallituksen kokoonpano ja toimikausi

Yhdistyksen hallitukseen kuuluu Yhdistyksen sääntöjen 12.1 §:n määräämä määrä jäseniä.

Hallitus valitsee vuosittain keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. (Sääntöjen 12.1 §)

Hallituksen jäsenten toimikausien pituus, peräkkäisten kausien määrä ja uusien hallituksen jäsenten valinta määrätään yhdistyksen sääntöjen 12 §:ssä.

4.2 Hallituksen jäsenten kelpoisuus

Hallituksen jäsenet pyritään valitsemaan siten, että hallituksessa kokonaisuudessaan on ymmärrystä Yhdistyksen ja Suomen Kiinteistöliitto ry:n toiminnasta sekä järjestötoiminnan ja kiinteistöalaan liittyvän lainsäädännön tuntemusta.

Hallituksen jäsenehdokkaalla on oltava

• taloyhtiöiden tarpeiden ja haasteiden ymmärrystä,
• riittävästi ajantasaista kokemusta toiminnasta taloyhtiön hallituksen puheenjohtajana (suosituksena puheenjohtajana toimiminen),
• yhteistyökykyä ja sitoutumista työskentelyyn,
• aikaa luottamustehtävän hoitamiseen,
• sopivaa koulutusta ja/tai toimialaan liittyvää kokemusta.

Henkilövalinnoissa tulee huomioida hallituksen jäsenten ominaisuudet kokonaisuutena siten, että hallitus muodostuu kollektiivina laaja-alaiseksi osaajaksi.

Ehdokkaaksi voidaan esittää hallituksen erovuoroisia jäseniä, kuitenkin niin, että perättäisten kausien määrä hallituksessa voi olla viisi kertaa kaksi vuotta (yhteensä 10 vuotta). Henkilö, joka on ollut hallituksen jäsenenä viisi perättäistä toimikautta, voidaan asettaa uudelleen ehdolle aikaisintaan kahden välivuoden jälkeen.

Yhdistyksen tai Suomen Kiinteistöliiton tai sen konserniyhtiöiden toimihenkilö ei voi olla hallituksen jäsen.

Vaalivaliokunnan jäsen ei voi olla ehdolla hallituksen jäseneksi.

4.3 Varsinaisten jäsenten oikeus ehdokasasetteluun

Kaikilla varsinaisilla jäsenillä on oikeus esittää yhtä ehdokasta vaalivaliokunnalle Yhdistyksen hallituksen jäsenten vaaliin.

4.4 Yhteistoimintayhdistysten oikeus ehdokasasetteluun

Yhdistyksellä on yhteistoimintasopimus Hyvinkään-Riihimäen-Mäntsälän Kiinteistöyhdistys ry:n, Porvoon Kiinteistöyhdistys – Borgå Fastighetsförening ry:n ja Finlands Svenska Fastighetsförening rf:n kanssa. Kaikki kolme yhdessä ovat ”Yhteistoimintayhdistykset”.

Yhteistoimintasopimuksessa sovitusti Yhteistoimintayhdistyksillä on oikeus joka toinen vuosi esittää Yhdistyksen hallitukseen hallituskaudeksi (2 vuotta) kerrallaan yhtä yhteistä ehdokasta, jota vaalitoimikunnan tulee esittää valittavaksi varsinaiselle Yhdistyksen kokoukselle.

4.5 Hallituksen oikeus ehdokasasetteluun

Yhdistyksen hallituksella on mahdollisuus tehdä esityksiä vaalivaliokunnalle hallituksen jäsenten vaaliin, jos varsinaiset jäsenet ja Yhteistoimintayhdistykset eivät ole asettaneet yhteensä riittävästi ehdokkaita määräpäivään mennessä hallituksen jäsenten vaaliin.

4.6 Ehdokasasettelun aikataulu

Vaalivaliokunta valmistelee ja lähettää varsinaisille jäsenille, Yhdistyksen ja Yhteistoimintayhdistysten hallituksille pyynnön nimetä ehdokkaita Yhdistyksen hallitukseen.

Pyyntö ja ohjeet ehdokasasettelusta lähetetään varsinaisen jäsenen jäsenrekisteriin ilmoittamaan osoitteeseen osoitettuna puheenjohtajalle ja Yhdistyksen ja Yhteistoimintayhdistysten hallituksien sihteereille vähintään viisi kuukautta ennen varsinaista kokousta.

Esitys ehdokkaista tulee toimittaa viimeistään kolme kuukautta ennen varsinaista Yhdistyksen kokousta. Ohjeeseen kirjataan ehdokasasettelun päättymispäivämäärä.

Varsinainen jäsen tai Yhteistoimintayhdistys eivät voi asettaa ehdokkaita hallituksen jäsenen vaaliin ennakollisen ehdolle asettamisen viimeisen päivän jälkeen.

4.7 Ehdotusten toimitus ja sisältövaatimukset

Varsinaisten jäsenten ja Yhteistoimintayhdistysten ehdotukset hallituksen jäseniksi tulee toimittaa kirjallisesti tai sähköisesti määräpäivään mennessä Yhdistyksen ilmoittamalla tavalla osoitettuna vaalivaliokunnalle.

Ehdotuksessa hallituksen jäseneksi tulee olla seuraavat tiedot:

• varsinaisen jäsenen nimi, yhteystiedot, jäsennumero
• varsinaisen jäsenen allekirjoitettu pöytäkirjanote ehdokasesityksen päätöksestä
• ehdokkaan nimi, syntymävuosi, ammatti, koulutus, työpaikka ja työhistoria
• ehdokkaan luottamustehtävät kiinteistöalalla ja muualla
• ehdokkaan sidonnaisuudet, kuten kiinteistöalan palveluiden tuottaminen jäsenyhtiöille

Vaalivaliokunta voi pyytää ehdokkailta myös muuta materiaalia esittelyä varten esimerkiksi:

• lyhyt omasanainen vaaliesittely, jonka enimmäispituus on 1000 merkkiä, sisältäen myös välimerkit ja -lyönnit
• valokuva ehdokkaasta
• yksi mahdollinen linkki valitsemalleen verkkosivustolle, joka on olennainen, kaikille avoin, hyvän yleisen vaalitavan mukainen ja ehdokasesittelyn kannalta olennainen

4.8 Hallituksen vaalin valmistelu

Vaalivaliokunta pyrkii parhaan kykynsä mukaan tarkistamaan kaikkien ehdokkaaksi ilmoitettujen tietojen oikeellisuuden ja jäsentää tasapuolisesti tiedot Yhdistyksen verkkosivuille, joihin vain jäsenien edustajilla on pääsy. Jokaiselle ehdokkaalle annetaan samanlainen mahdollisuus omaan esittäytymiseen verkkosivuilla.

Vaalivaliokunta tekee ehdotuksen perusteluineen erovuoroisten tilalle valittavista hallituksen jäsenistä, ottaen huomioon varsinaisten jäsenten, Yhdistyksen ja Yhteistoimintayhdistysten hallituksien esitykset.

Vaalivaliokunta kiinnittää esityksessään huomiota siihen, että uudet jäsenet edustavat mahdollisimman hyvin jäsenistöä sekä täydentävät hallituksen osaamista ja kokemuspohjaa.

Vaalivaliokunnan esityksen lisäksi kaikki varsinaisten jäsenten asettamat ehdokkaat ovat vaalissa ehdolla.

Yhdistyksen varsinainen kokous päättää erikseen hallituksen valinnan yhteydessä ensin yhteistoimintasopimuksen perusteella joka toinen vuosi valittavan hallituksen jäsenen sekä tämän valinnan jälkeen muiden erovuoroisten tilalle valittavat hallituksen jäsenet.

5. VAALIN JÄRJESTÄMINEN YHDISTYKSEN KOKOUKSESSA

Jos tehtävään on enemmän ehdokkaita, kuin on valittavissa hallituksen jäseniä, järjestetään vaali.

Yhdistyksen vaalit järjestetään suljettuna äänestyksenä.

Asetettua ehdokasta ei tarvitse kannattaa. Vaaliin määräpäivään mennessä annettujen ohjeiden mukaisesti asetettu vaalikelpoinen ehdokas otetaan vaaliin mukaan.

Jos vaalissa on ehdolla yhtä monta ehdokasta kuin vaalissa on valittavia, puheenjohtaja toteaa vaaliin nimettyjen ehdokkaiden tulleen valituiksi.

Yhdistyksen kokouksessa toimitettavassa vaalissa noudatetaan enemmistövaalitapaa, jollei henkilövalinta tapahdu yksimielisesti. Enemmistövaalitapaa käytettäessä tulevat valituiksi eniten ääniä saaneet. Tasatulos vaalissa ratkaistaan arvalla.

Annettuja ääniä laskettaessa ei huomioida äänestyksestä pidättäytyneitä, tyhjiä ja hylättyjä ääniä.

Varsinainen jäsen saa käyttää vaaleissa enintään Yhdistyksen säännöissä määritellyn äänimäärän. (Sääntöjen 11 §)

Jäsenen vaalilippu/äänestys hylätään, jos:

• vaalilipun merkintä on epäselvä tai ei vastaa annettuja ohjeistuksia
• äänestyksessä on käytetty muuta kuin virallista äänestyslippua tai kokouksessa käytössä olevaa äänestysjärjestelmää
• äänestyksessä on annettu ääni jollekin muulle kuin vaalissa mukana olevalle ehdokkaalle
• vaalilippuun/äänestyksessä on merkitty enemmän valittavia kuin vaalissa on mahdollista äänestää
• suljetussa vaalissa äänestyslipussa on äänestäjän nimi
• ilmoitus äänen käyttämisestä on muuten epäselvä tai virheellinen.

6. JÄSENYHTIÖIDEN EDUSTAMINEN YHDISTYKSEN KOKOUKSISSA

Yhdistys on jäsentensä etujärjestö. Jäsenten tulee menetellä edustajien valitsemiseksi Yhdistyksen kokouksiin seuraavalla tavalla:

1. Mikäli jäsenyhtiön hallituksen puheenjohtaja ei ole saanut itselleen Yhdistyksen kokouskutsua ja kokousaineistoa, Yhdistyksen on välittömästi toimitettava aineisto, mikäli jäsenyhtiön hallituksen puheenjohtaja sitä vaatii.

Jäsenyhtiön hallituksen puheenjohtajalla on oikeus asemansa perusteella osallistua Yhdistyksen kokouksiin.

2. Ellei puheenjohtaja itse osallistu, jäsenyhtiön hallitus valtuuttaa edustajansa kokoukseen. Valtuutuksen osoittamiseksi jäsenyhtiön hallitus antaa edustajalleen valtakirjan, josta ilmenee jäsenyhtiön toiminimi, mitä Yhdistyksen kokousta valtuutus koskee, valtuutetun nimi ja syntymäaika, valtakirjan päiväys sekä jäsenyhtiön puheenjohtajan allekirjoitus, ja/tai oikeaksi todistetut valtuutusta koskevat pöytäkirjanotteet.
3. Koska jäsenyhtiön hallituksen puheenjohtaja voi osallistua Yhdistyksen kokoukseen asemansa perusteella, hän ei tarvitse erillistä valtakirjaa. Hänen on pyydettäessä todistettava asemansa taloyhtiössä valtakirjojen tarkastamisen yhteydessä, mikäli merkintä ei ilmene kaupparekisteristä.

7. YHDISTYKSEN KOKOUKSEN VALMISTELU

Yhdistyksen hallitus antaa varsinaisille jäsenille tarkemmat ohjeet valtakirjojen tarkastamisessa noudatettavista menettelytavoista, nimeää valtakirjojen tarkastajat Yhdistyksen kokouksiin ja valmistelee esityksen Yhdistyksen kokouksen puheenjohtajasta ja muista kokousvirkailijoista.

Vastuut ja tehtävät yhdistyksen vaaleissa (taulukko on ohjeellinen aputyökalu, eikä ole osa hyväksyttyä vaaliohjesääntöä
Hallitus	Vaalivaliokunta	Yhdistyksen kokous
– päättää kokouksen ajankohdan	– valmistelee vaaliohjesäännön mukaisesti esityksen vaalitoimikunnan ja hallituksen jäseniksi	– päättää kokouksen puheenjohtajan ja muut toimihenkilöt
– kutsuu yhdistyksen kokouksen koolle	– päättää ehdokasasettelun aikataulun vaaliohjesäännön mukaisesti ja tiedottaa ehdokasasettelusta jäsenille	– päättää vaalivaliokuntaan 3 jäsenten ehdottamaa, vahvistaa 1 + 1 hallituksen esittämää
– antaa ohjeet valtakirjojen tarkastamisessa noudatettavista menettelytavoista	– vastaanottaa ja tarkistaa vaalikelpoisuuden ja edellytetyt tiedot ehdokkaista, pyytää tarvittaessa tietojen täydennykset	– päättää palkkioiden suuruudesta: hallitus, työryhmät, vaalivaliokunta, tilintarkastaja
– nimeää valtakirjojen tarkastajat	– vahvistaa ehdokkaat ja esittelyt KLU:n sivuille	– päättää hallituksen jäsenten valinnasta erovuoroisten tilalle
– valmistelee esityksen kokouksen puheenjohtajasta ja muista toimihenkilöistä	– haastattelee ehdokkaat
	– tuo kaikki ehdokkaat yhdistyksen kokoukselle ja tekee ehdotuksen valittavista hallituksen jäsenistä
	– valmistelee esityksen palkkioiden suuruudesta: hallitus, työryhmät, vaalivaliokunta, tilintarkastaja